Accounting Modul - Administrator Handbuch¶

Das Accounting Modul verwaltet die finanzielle Abrechnung der Mitgliedsbeiträge und ermöglicht die Generierung von SEPA-Lastschrift-Dateien.

Übersicht der Funktionen¶

Das Modul besteht aus fünf Hauptbereichen: - Mitglieds-Basispreise: Grundpreise nach Mitgliedsstatus - Adjustments: Rabatte und Aufschläge für einzelne Mitglieder - Zusätzliche Wasser-Kosten: Zusatzgebühren für spezielle Gewässer - SEPA-Konfiguration: Einstellungen für Lastschrift-Dateien - Mitglieder Bankdaten: Hauptverwaltung der Bankdaten und Kostenberechnung

1. Mitglieds-Basispreise¶

Navigation: Accounting → Mitglieds-Basispreise

Zweck¶

Definiert die jährlichen Grundbeiträge für jeden Mitgliedsstatus (z.B. Vollmitglied, Jugendmitglied, Ehrenmitglied).

Felder¶

• Mitgliedsstatus: Zuordnung zu einem bestehenden Mitgliedsstatus
• Basispreis (aktiv): Beitrag für aktive Mitglieder in Euro
• Basispreis (passiv): Beitrag für passive Mitglieder in Euro

Verwendung¶

1. Wählen Sie den Mitgliedsstatus aus der Dropdown-Liste
2. Geben Sie die beiden Basispreise ein
3. Speichern Sie die Änderungen

2. Adjustments¶

Navigation: Accounting → Adjustments

Zweck¶

Erstellt wiederverwendbare Rabatte oder Aufschläge, die einzelnen Mitgliedern zugeordnet werden können.

Felder¶

• Bezeichnung: Name des Adjustments (z.B. "Senioren-Rabatt", "Zusatzbeitrag Fischzucht")
• Beschreibung: Optionale detaillierte Erklärung
• Typ: Rabatt (Abzug) oder Aufschlag (Zusatz)
• Betrag: Betrag in Euro

Verwendung¶

1. Erstellen Sie ein neues Adjustment
2. Wählen Sie den Typ (Rabatt oder Aufschlag)
3. Geben Sie den Betrag ein
4. Das Adjustment kann später bei den Bankdaten einzelnen Mitgliedern zugeordnet werden

3. Zusätzliche Wasser-Kosten¶

Navigation: Accounting → Zusätzliche Wasser-Kosten

Zweck¶

Definiert Zusatzgebühren für spezielle Gewässer (z.B. Premiumgewässer mit höheren Nutzungskosten).

Felder¶

• Wasser: Auswahl eines bestehenden Gewässers
• Zusätzliche Kosten: Betrag in Euro

Verwendung¶

1. Wählen Sie ein Gewässer aus der Liste
2. Geben Sie die zusätzlichen Kosten ein
3. Diese Kosten werden automatisch allen Mitgliedern berechnet, die Zugang zu diesem Gewässer haben

4. SEPA-Konfiguration¶

Navigation: Accounting → SEPA-Konfigurationen

Zweck¶

Konfiguriert die Daten des Vereins für die SEPA-Lastschrift-Generierung.

Felder¶

• Konfigurationsname: Bezeichnung der Konfiguration
• Gläubiger Name: Offizieller Name des Vereins
• Gläubiger IBAN: IBAN des Vereinskontos
• Gläubiger BIC: BIC der Vereinsbank
• Gläubiger-Identifikationsnummer: Von der Bundesbank zugeteilte ID
• Aktiv: Nur eine Konfiguration kann aktiv sein

Verwendung¶

1. Tragen Sie alle erforderlichen Vereinsdaten ein
2. Aktivieren Sie die Konfiguration über das "Aktiv"-Häkchen

5. Mitglieder Bankdaten¶

Navigation: Accounting → Mitglieder Bankdaten

Zweck¶

Hauptverwaltung aller Bankdaten mit automatischer Kostenberechnung und SEPA-Generierung.

Standardfelder¶

• Mitglied: Zuordnung zu einem Vereinsmitglied
• IBAN: Bankverbindung des Mitglieds
• BIC: Wird automatisch ermittelt (bei deutschen IBANs)
• Bankname: Name der Bank
• Kontoinhaber: Name des Kontoinhabers
• Aktivierte Adjustments: Auswahl der anzuwendenden Rabatte/Aufschläge
• Gesamtkosten: Automatisch berechneter Gesamtbetrag
• In Berechnung einbeziehen: Steuert, ob Eintrag in Prozesse einbezogen wird

Automatische Kostenberechnung¶

Das System berechnet die Gesamtkosten automatisch aus: - Basispreis (abhängig vom Mitgliedsstatus und aktiv/passiv Status) - Aktivierte Adjustments (Rabatte werden abgezogen, Aufschläge addiert) - Zusatzkosten aller zugänglichen Gewässer

Import/Export von Bankdaten¶

Import von Bankdaten aus CSV/Excel¶

Wo verfügbar: Button "Import" in der oberen Leiste der Bankdaten-Liste

Unterstützte Formate: - CSV (.csv) - Komma-getrennte Werte - Excel (.xls, .xlsx) - Microsoft Excel Dateien - JSON (.json) - Für technische Integrationen

CSV-Struktur:

Mitgliedsnummer,IBAN,BIC,Bankname,Kontoinhaber,In Berechnung einbeziehen
12345,DE89370400440532013000,COBADEFFXXX,Commerzbank AG,Max Mustermann,Ja
12346,DE75512108001245126199,SOGEDEFF,Südwestbank,Maria Schmidt,Ja

Workflow: 1. CSV/Excel mit Bankdaten vorbereiten (Mitgliedsnummer als Schlüssel) 2. "Import" Button klicken 3. Datei hochladen und Vorschau prüfen 4. Import bestätigen

Was passiert: - Neue Einträge werden erstellt - Bestehende Einträge werden aktualisiert - IBAN/BIC werden automatisch bereinigt (Leerzeichen entfernt, Großbuchstaben) - Mitglieder werden über Mitgliedsnummer zugeordnet

Export von Bankdaten¶

Wo verfügbar: Button "Export" in der oberen Leiste

Verwendung: 1. Optional: Einträge in der Liste markieren (sonst alle) 2. "Export" Button klicken 3. Format wählen (CSV, Excel, JSON) 4. Datei wird heruntergeladen

Inhalt der Export-Datei: - Mitgliedsnummer, Vor- und Nachname - IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber - Status und berechnete Gesamtkosten

Verfügbare Aktionen¶

⚠️ Unterschied: Platzhalter vs. Import¶

Aktion: "Erstelle Platzhalter-Bankdaten für alle Mitglieder ohne Bankinfo"¶

Wo verfügbar: In der Listenansicht (Mitglieder Bankdaten Liste)

Was passiert: - Erstellt Platzhalter-Einträge mit Dummy-Daten für alle Mitglieder ohne Bankinfo - Verwendet Platzhalter-IBAN: "DE00000000000000000000" - Aktualisiert die Kostenberechnung für alle existierenden Einträge - Läuft im Hintergrund (asynchron)

Verwendung: 1. Gehen Sie zur Liste der Mitglieder Bankdaten 2. Klicken Sie auf die Aktion "Erstelle/Aktualisiere Bankdaten für alle Mitglieder" 3. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung mit Task-ID 4. Der Prozess läuft im Hintergrund weiter

Aktion: "SEPA-XML Datei generieren"¶

Wo verfügbar: In der Listenansicht (Mitglieder Bankdaten Liste)

Was passiert: - Generiert eine SEPA-Lastschrift-XML-Datei - Berücksichtigt nur Einträge mit "In Berechnung einbeziehen" = True - Erstellt downloadbare Datei in der Dateiverwaltung - Läuft im Hintergrund (asynchron)

Voraussetzungen: - Aktive SEPA-Konfiguration muss existieren - Mindestens ein Bankdaten-Eintrag mit "In Berechnung einbeziehen" = True

Verwendung: 1. Stellen Sie sicher, dass die SEPA-Konfiguration korrekt eingerichtet ist 2. Gehen Sie zur Liste der Mitglieder Bankdaten 3. Klicken Sie auf "SEPA-XML Datei generieren" 4. Sie werden zur Dateiverwaltung weitergeleitet 5. Der Generierungsprozess läuft im Hintergrund

Aktion: "IBAN validieren und BIC ermitteln"¶

Wo verfügbar: Nur in der Detailansicht (beim Bearbeiten eines einzelnen Bankdaten-Eintrags)

Was passiert: - Validiert die eingegebene IBAN auf Korrektheit - Formatiert die IBAN automatisch (mit Leerzeichen) - Versucht die BIC automatisch zu ermitteln (bei deutschen IBANs) - Aktualisiert den Bankdaten-Eintrag

Verwendung: 1. Öffnen Sie einen Bankdaten-Eintrag zur Bearbeitung 2. Stellen Sie sicher, dass eine IBAN eingetragen ist 3. Klicken Sie auf "IBAN validieren und BIC ermitteln" 4. Das System überprüft die IBAN und ergänzt ggf. die BIC

Wichtige Bedienungshinweise¶

Unterschied zwischen Listen- und Detail-Kontext¶

In der Listenansicht verfügbar: - Bankdaten für alle Mitglieder aktualisieren - SEPA-XML-Datei generieren

Nur in der Detailansicht verfügbar: - IBAN validieren und BIC ermitteln

"In Berechnung einbeziehen" - Feldverhalten¶

Dieses Feld hat wichtige Auswirkungen: - True (Standard): Eintrag wird in allen Berechnungen und SEPA-Generierungen berücksichtigt - False: Eintrag wird ausgeschlossen (z.B. bei gesperrten Mitgliedern oder Sonderfällen)

Automatische Kostenberechnung¶

Die Kostenberechnung erfolgt automatisch: - Beim Speichern eines Bankdaten-Eintrags - Bei der Aktion "Bankdaten aktualisieren" - Bei Änderungen an Basispreisen, Adjustments oder Gewässer-Kosten

Berechtigungen¶

Zugriff auf das Accounting-Modul¶

Das Accounting-Modul hat ein erweitertes Berechtigungssystem:

1. Administratoren: Vollzugriff auf alle Funktionen
2. Modul-Berechtigung: Nutzer mit expliziter "accounting" Modul-Berechtigung
3. Finanzverwaltungsgruppen: Gruppen, die in der Tenant-Konfiguration definiert wurden

Finanzverwaltungsgruppen konfigurieren¶

Navigation: Admin → Tenant Config → Konfiguration → Abschnitt "Finanzverwaltung"

1. Wählen Sie die Gruppen aus, die Zugriff haben sollen (z.B. "Kassierer", "Schriftführer")
2. Speichern Sie die Konfiguration
3. Mitglieder dieser Gruppen haben automatisch Zugriff auf:
4. Bankdaten anzeigen und bearbeiten
5. Import/Export von Bankdaten
6. Alle Accounting-Funktionen

Spezielle Aktions-Berechtigungen¶

Für die speziellen Aktionen sind folgende Berechtigungen erforderlich: - accounting.update_bankinfo: Platzhalter-Bankdaten erstellen - accounting.generate_sepa_xml: SEPA-XML generieren - accounting.check_iban: IBAN validieren - Import/Export: Automatisch verfügbar für alle mit Modul-Zugriff

Typischer Arbeitsablauf¶

1. Ersteinrichtung¶

• Basispreise für alle Mitgliedsstatus konfigurieren
• SEPA-Konfiguration einrichten
• Ggf. Adjustments und Wasser-Zusatzkosten definieren
• Finanzverwaltungsgruppen in Tenant-Config festlegen

2. Bankdaten importieren (Empfohlener Weg)¶

Option A: Massenimport aus Buchhaltungssoftware¶

1. Export der Bankdaten aus Ihrer Buchhaltungssoftware als CSV/Excel
2. Prüfung der CSV-Struktur (Mitgliedsnummer, IBAN, BIC, etc.)
3. Import über "Import" Button in der Bankdaten-Liste
4. Vorschau prüfen und Import bestätigen

Option B: Platzhalter erstellen und manuell pflegen¶

1. "Erstelle Platzhalter-Bankdaten" Aktion ausführen (einmalig)
2. Einzelne Bankdaten manuell bearbeiten und echte Daten eintragen
3. IBANs validieren und BICs automatisch ermitteln lassen

3. SEPA-Lastschrift durchführen¶

1. Sicherstellen, dass alle relevanten Einträge "In Berechnung einbeziehen" aktiviert haben
2. Optional: Bankdaten exportieren zur Kontrolle
3. SEPA-XML-Datei generieren
4. Generierte Datei aus der Dateiverwaltung herunterladen
5. XML-Datei an Bank übermitteln

4. Laufende Wartung¶

• Neue Mitglieder: Bankdaten per Import oder manuell hinzufügen
• Preisänderungen: Nach Änderung der Basispreise Kostenberechnung aktualisieren
• Regelmäßiger Export: Backup der Bankdaten als CSV/Excel
• Import von Updates: Aktualisierte Daten aus Buchhaltung reimportieren

5. Jahreswechsel¶

1. Alte SEPA-Dateien archivieren
2. Neue Basispreise für das kommende Jahr festlegen
3. Kostenberechnung für alle Mitglieder aktualisieren
4. Bankdaten-Export für Jahresabschluss erstellen