Mitgliederverwaltung - Administrationshandbuch¶

Einführung¶

Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Modul zur Verwaltung aller Vereinsmitglieder. Hier können Sie Mitglieder anlegen, bearbeiten, löschen sowie verschiedene administrative Aufgaben durchführen.

Übersicht der Menüpunkte¶

Im Administrationsbereich finden Sie unter Mitglieder & Benutzer folgende Bereiche:

Menüpunkt	Zweck	Wann verwenden
Mitglieder	Hauptbereich mit allen Funktionen (Verwaltung)	Für die tägliche Mitgliederverwaltung
Mitglieder-Status	Verwaltung der Mitgliedsarten	Zum Anlegen/Ändern von Statustypen
Kündigungen	Verwaltung ausstehender Saisonkündigungen	Für Kündigungen zum Saisonende
dig. Erlaubnisscheine	Digitale Erlaubnisscheine (§ 37 BW FischG)	Erstellung/Verwaltung der Saison-Erlaubnisscheine

Auf der Mitglieder-Verwaltungsseite stehen zusätzlich folgende Tabs zur Verfügung:

Tab	Zweck
Verwaltung	Liste aller Mitglieder mit allen Funktionen
Schnell-Erstellung	Reduziertes Formular zum schnellen Anlegen neuer Mitglieder
dig. Erlaubnisscheine	Verwaltung der digitalen Erlaubnisscheine

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Verwaltung (Hauptbereich)¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Verwaltung

Übersicht¶

In der Mitgliederliste sehen Sie: - Mitglied: Name des Mitglieds - Nr: Mitgliedsnummer - Einsätze (Saison): Anzahl der Arbeitseinsätze in der laufenden Saison - Ansitze (Saison): Anzahl der Angelausflüge in der laufenden Saison - Fänge (Saison): Anzahl der gemeldeten Fänge in der laufenden Saison - Dauer insg.: Gesamtdauer der Arbeitseinsätze - Status: Aktiv/Passiv/Inaktiv/Verstorben - Mitgliedsstatus: Statustyp (z.B. Vollmitglied) - Geburtstag: Geburtsdatum - Alter: Aktuelles Alter (rot bei runden Geburtstagen) - Mitgliedschaft: Im Verein/Ausgetreten/Verstorben

Mitglieder filtern und suchen¶

Suchfeld: Suche nach Vor-/Nachname oder Benutzername

Filter (rechte Seitenleiste): - aktiv: Nur aktive/passive Mitglieder anzeigen - City: Nach Wohnort filtern (Textsuche) - Mitgliedschaft: Im Verein / Ausgetreten - Mitgliedsstatus: Nach Statustyp filtern (Mehrfachauswahl) - Geburtstag: Heute, Dieser Monat, Nächster Monat

Aktionen in der Mitgliederliste¶

Einzelne Mitglieder auswählen¶

1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Mitgliedern
2. Wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü
3. Klicken Sie auf "Ausführen"

Verfügbare Aktionen:

Aktion	Was passiert	Wichtige Hinweise
QR-Codes (PDF) für ausgewählte Mitglieder exportieren	Erstellt PDF mit QR-Codes	Bei >10 Mitgliedern Hintergrundverarbeitung
Export Age Range Distribution with Membership Status	CSV-Datei mit Statistik (Altersverteilung)	Sofort-Download
Ausgewählte Mitglieder DSGVO-konform anonymisieren	Löscht persönliche Daten	⚠️ UNWIDERRUFLICH!
Ausgewählte Mitglieder wiederherstellen	Stellt gelöschte Mitglieder wieder her	Nur bei soft-gelöschten möglich
Trigger cleanup of orphaned profile images	Löscht ungenutzte Profilbilder	Hintergrund-Task (Celery)

Aktionen für alle Mitglieder¶

Wo: Button "QR-Codes (PDF)" oben rechts

Einzelnes Mitglied bearbeiten¶

Navigation: Klick auf den Mitgliedsnamen in der Liste

Wichtige Felder und ihre Auswirkungen¶

Mitgliedsstatus ändern: - Die effektiven Gewässer werden dynamisch aus dem Mitgliedsstatus (Standard-Gewässer) und den zusätzlich zugewiesenen Gewässern ermittelt - Bei einer Statusänderung ändern sich daher die Standard-Gewässerzugänge automatisch (durch den neuen Status) - Das Feld "Zusätzliche Gewässer" am Mitglied bleibt unverändert - In der Detailansicht zeigt das Feld "Effektive Gewässer (aus Status)" alle aktuell zugänglichen Gewässer

Aktiv/Passiv-Status: - Aktiv → Passiv: Mitglied darf nicht mehr angeln, zahlt reduzierten Beitrag - Passiv → Aktiv: Mitglied darf wieder angeln, zahlt vollen Beitrag

Austrittsdatum setzen: - Mitglied wird automatisch auf inaktiv gesetzt (is_active_member=False) - Bei Austrittsgrund "Verstorben" wird zusätzlich der Benutzer-Account deaktiviert - Bei anderen Austrittsgründen bleibt der Benutzer-Account zunächst aktiv (User wird erst beim Verarbeiten einer Saisonkündigung deaktiviert)

Austrittsgrund "Verstorben": - Wählen Sie "Verstorben" als Austrittsgrund - Setzen Sie das Austrittsdatum - Account wird deaktiviert, Daten bleiben für Statistiken erhalten

Löschfunktionen - Wichtige Unterschiede¶

Löschart	Wo	Was passiert	Rückgängig machbar
Löschen aus Liste	Checkbox + Aktion	Nur Warnung, keine Löschung	-
Löschen aus Einzelansicht	Löschen-Button im Formular	Soft Delete (markiert als gelöscht)	✓ Ja
DSGVO-Anonymisierung	Checkbox + Aktion	Echte Datenlöschung	✗ Nein

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Schnell-Erstellung¶

Navigation¶

Menüpunkt: Tab "Schnell-Erstellung" auf der Mitglieder-Verwaltungsseite

Zweck¶

Schnelle Erfassung neuer Mitglieder mit minimalen Pflichtangaben.

Wann verwenden¶

• Bei Veranstaltungen mit vielen Neuanmeldungen
• Wenn Details später nachgetragen werden können
• Für temporäre Erfassung

Pflichtfelder¶

• Benutzername: Eindeutige Kennung für die Anmeldung
• Vorname / Nachname: Name des Mitglieds
• E-Mail: Kontakt-E-Mail-Adresse
• Passwort / Passwort bestätigen: Initialpasswort (2x eingeben)
• Mitgliedsnummer: Nur im manuellen Modus erforderlich (im Auto-Modus wird sie automatisch vergeben und das Feld ist ausgeblendet)
• Beitrittsdatum: Manuell auszufüllen
• Mitgliedsstatus: Auswahl des Statustyps
• Geburtsdatum: Für Altersberechnung
• Adresse / PLZ / Stadt: Vollständige Anschrift erforderlich

Was passiert automatisch¶

• Mitglied wird als "aktiv" angelegt (is_active_member=True)
• Im Auto-Modus wird die nächste Mitgliedsnummer aus der Tenant-Konfiguration vergeben
• Die effektiven Gewässerzugänge ergeben sich automatisch aus dem ausgewählten Mitgliedsstatus

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Mitglieder-Status¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder & Benutzer → Mitglieder-Status

Zweck¶

Definition und Verwaltung der verschiedenen Mitgliedsarten im Verein.

Typische Status-Arten¶

• Vollmitglied: Normale erwachsene Mitglieder
• Jugendmitglied: Mitglieder unter 18 Jahren
• Ehrenmitglied: Besondere Verdienste
• Gastmitglied: Temporäre Mitgliedschaft

Status anlegen/bearbeiten¶

Wichtige Felder: - Status Name: Bezeichnung (z.B. "Vollmitglied") - Beschreibung: Erläuterung zum Status - Standardzugängliche Gewässer: Welche Gewässer dürfen Mitglieder dieses Status nutzen

Beispiel¶

Sie entfernen "Teich Nord" aus den Zugängen für "Jugendmitglied": → Alle Jugendmitglieder verlieren sofort den Zugang zu diesem Gewässer

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Ausstehende Saisonkündigungen¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder & Benutzer → Kündigungen

Zweck¶

Verwaltung von Kündigungen, die erst zum Saisonende wirksam werden.

Hintergrund¶

Mitglieder können normalerweise nur zum Ende der Angelsaison austreten (meist 31. Oktober). Kündigungen während der Saison werden hier gesammelt und zum richtigen Zeitpunkt verarbeitet.

Neue Kündigung erfassen¶

1. Klicken Sie auf "Ausstehende Saisonkündigung hinzufügen"
2. Füllen Sie aus:
3. Mitglied: Wer kündigt
4. Kündigungsdatum: Wann kam die Kündigung
5. Kündigungsgrund: Art der Kündigung
6. Notizen: Optional für interne Vermerke

Kündigungen verarbeiten¶

Einzelne / mehrere Kündigungen¶

1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Kündigungen in der Liste
2. Wählen Sie die Aktion "Ausgewählte Kündigungen verarbeiten"
3. Klicken Sie auf "Ausführen"

Alle fälligen Kündigungen¶

1. Wählen Sie die Aktion "Alle fälligen Kündigungen verarbeiten (mit Optionen)"
2. Optionen:
3. Dry Run: Zeigt nur an, was verarbeitet würde, ohne tatsächliche Änderungen vorzunehmen (empfohlen!)
4. Force: Verarbeitet auch überfällige Kündigungen (Wirksamkeitsdatum ≤ heute statt = heute)

Was passiert bei der Verarbeitung¶

Je nach Kündigungsgrund:

Kündigungsgrund	Automatische Aktionen
Kündigung	Soft Delete, User deaktiviert
Ausschluss	Soft Delete, User deaktiviert
Verstorben	Spezialbehandlung, Daten bleiben erhalten
Datenschutz-Löschung	Vollständige Anonymisierung

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Hintergrundprozesse¶

Folgende Prozesse laufen im Hintergrund und sind nicht sofort sichtbar:

E-Mail-Versand (Erlaubnisscheine)¶

• Wann: Beim Auslösen der Aktion "E-Mail mit Erlaubnisschein-Link versenden" oder "E-Mail an ALLE Erlaubnisscheininhaber senden" auf der Erlaubnisschein-Seite
• Erkennbar an: Meldung "E-Mails werden asynchron an X Mitglied(er) gesendet"
• Dauer: Abhängig von Anzahl der Empfänger
• Übersprungen werden: Mitglieder ohne E-Mail, soft-gelöschte, verstorbene oder inaktive Mitglieder

QR-Code-Generierung¶

• Wann: Bei mehr als 10 Mitgliedern oder "Alle Mitglieder"
• Erkennbar an: Verweis auf "Generierte Dateien"
• Ergebnis: PDF-Datei wird bereitgestellt

Profilbild-Bereinigung¶

• Wann: Manuell über "Trigger cleanup of orphaned profile images"
• Was: Löscht nicht mehr verwendete Profilbilder vom Server
• Hinweis: Nur ausführen, wenn Speicherplatz knapp wird

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Arbeitsabläufe¶

Neues Mitglied komplett anlegen¶

1. Option A - Schnell:
2. Mitglieder → Schnell-Erstellung
3. Grunddaten eingeben

4. Später in Verwaltung vervollständigen

5. Option B - Vollständig:

6. Mitglieder → Verwaltung → "Mitglied hinzufügen"
7. Alle Daten eingeben
8. Gewässerzugänge prüfen/anpassen

Mitglied korrekt austreten lassen¶

1. Während der Saison:
2. Ausstehende Saisonkündigungen → Hinzufügen
3. Kündigung erfassen

4. Zum Saisonende verarbeiten

5. Sofortiger Austritt (Ausnahmefälle):

6. Mitglied bearbeiten
7. Austrittsdatum und -grund setzen
8. Speichern

Rundmail an bestimmte Gruppe¶

Für den E-Mail-Versand siehe das separate Modul E-Mail-Manager (Mail-Gruppen, E-Mail-Vorlagen, Zentrale Seite). Im Mitglieder-Modul selbst gibt es keine eigene Rundmail-Funktion.

Jahresstatistik erstellen¶

1. Mitglieder-Verwaltung öffnen
2. Gewünschte Mitglieder filtern/auswählen
3. Aktion "Export Age Range Distribution with Membership Status" wählen
4. CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen

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Wichtige Hinweise¶