Mitgliederverwaltung - Administrationshandbuch¶

Einführung¶

Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Modul zur Verwaltung aller Vereinsmitglieder. Hier können Sie Mitglieder anlegen, bearbeiten, löschen sowie verschiedene administrative Aufgaben durchführen.

Übersicht der Menüpunkte¶

Im Administrationsbereich finden Sie unter MITGLIEDER folgende Bereiche:

Menüpunkt	Zweck	Wann verwenden
Verwaltung	Hauptbereich mit allen Funktionen	Für die tägliche Mitgliederverwaltung
Email-Versand	Vereinfachte Ansicht für Rundmails	Wenn Sie E-Mails an Mitglieder versenden möchten
Schnell-Erstellung	Reduziertes Formular für schnelle Erfassung	Bei Veranstaltungen oder Massenanmeldungen
Mitgliedsstatus	Verwaltung der Mitgliedsarten	Zum Anlegen/Ändern von Statustypen
Ausstehende Saisonkündigungen	Kündigungsverwaltung	Für Kündigungen zum Saisonende

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Verwaltung (Hauptbereich)¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Verwaltung

Übersicht¶

In der Mitgliederliste sehen Sie: - Mitglied: Name des Mitglieds - Nr: Mitgliedsnummer - Einsätze: Anzahl der Arbeitseinsätze - Fishing Trips: Anzahl der Angelausflüge - Fänge: Anzahl der gemeldeten Fänge - Dauer insg.: Gesamtdauer der Arbeitseinsätze - Status: Aktiv/Passiv/Inaktiv - Mitgliedschaft: Statustyp (z.B. Vollmitglied) - Geburtstag: Geburtsdatum - Alter: Aktuelles Alter (rot bei runden Geburtstagen) - Mitgliedschaft: Im Verein/Ausgetreten

Mitglieder filtern und suchen¶

Suchfeld: Suche nach Vor-/Nachname oder Benutzername

Filter (rechte Seitenleiste): - Aktiv: Nur aktive/passive Mitglieder anzeigen - Beitrittsdatum: Nach Zeitraum filtern - Stadt: Nach Wohnort filtern - Mitgliedsstatus: Nach Statustyp filtern - Geburtstag: Heutige/morgige Geburtstage

Aktionen in der Mitgliederliste¶

Einzelne Mitglieder auswählen¶

1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Mitgliedern
2. Wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü
3. Klicken Sie auf "Ausführen"

Verfügbare Aktionen:

Aktion	Was passiert	Wichtige Hinweise
QR-Codes exportieren	Erstellt PDF mit QR-Codes	Bei >10 Mitgliedern Hintergrundverarbeitung
Altersverteilung exportieren	CSV-Datei mit Statistik	Sofort-Download
DSGVO-konform anonymisieren	Löscht persönliche Daten	⚠️ UNWIDERRUFLICH!
Mitglieder wiederherstellen	Stellt gelöschte Mitglieder wieder her	Nur bei soft-gelöschten möglich

Aktionen für alle Mitglieder¶

Wo: Button "QR-Codes (PDF)" oben rechts

Einzelnes Mitglied bearbeiten¶

Navigation: Klick auf den Mitgliedsnamen in der Liste

Wichtige Felder und ihre Auswirkungen¶

Mitgliedsstatus ändern: - Beim Ändern des Status werden automatisch die Standard-Gewässerzugänge angepasst - Zusätzliche Gewässer bleiben erhalten

Aktiv/Passiv-Status: - Aktiv → Passiv: Mitglied darf nicht mehr angeln, zahlt reduzierten Beitrag - Passiv → Aktiv: Mitglied darf wieder angeln, zahlt vollen Beitrag

Austrittsdatum setzen: - Mitglied wird automatisch auf inaktiv gesetzt - Benutzer-Account wird deaktiviert - Mitglied kann sich nicht mehr anmelden

Austrittsgrund "Verstorben": - Wählen Sie "Verstorben" als Austrittsgrund - Setzen Sie das Austrittsdatum - Account wird deaktiviert, Daten bleiben für Statistiken erhalten

Löschfunktionen - Wichtige Unterschiede¶

Löschart	Wo	Was passiert	Rückgängig machbar
Löschen aus Liste	Checkbox + Aktion	Nur Warnung, keine Löschung	-
Löschen aus Einzelansicht	Löschen-Button im Formular	Soft Delete (markiert als gelöscht)	✓ Ja
DSGVO-Anonymisierung	Checkbox + Aktion	Echte Datenlöschung	✗ Nein

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Email-Versand¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Email-Versand

Zweck¶

Vereinfachte Ansicht speziell für den Versand von Rundmails an Mitglieder.

E-Mails versenden¶

1. Empfänger filtern (optional):
2. Nutzen Sie die Filter in der Seitenleiste

3. Z.B. nur aktive Mitglieder oder bestimmte Gruppen

4. Empfänger auswählen:

5. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Mitgliedern

6. Oder wählen Sie alle mit dem obersten Häkchen

7. E-Mail-Aktion starten:

8. Wählen Sie "Send email to selected members"

9. Klicken Sie auf "Ausführen"

10. Template auswählen:

11. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Liste
12. Klicken Sie auf "Absenden"

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Schnell-Erstellung¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Schnell-Erstellung

Zweck¶

Schnelle Erfassung neuer Mitglieder mit minimalen Pflichtangaben.

Wann verwenden¶

• Bei Veranstaltungen mit vielen Neuanmeldungen
• Wenn Details später nachgetragen werden können
• Für temporäre Erfassung

Pflichtfelder¶

• Benutzername: Eindeutige Kennung für die Anmeldung
• Vorname/Nachname: Name des Mitglieds
• E-Mail: Kontakt-E-Mail-Adresse
• Passwort: Initialpasswort (2x eingeben)
• Mitgliedsnummer: Wird oft automatisch vergeben
• Geburtsdatum: Für Altersberechnung
• Adresse: Mindestens PLZ und Ort

Was passiert automatisch¶

• Mitglied wird als "aktiv" angelegt
• Heutiges Datum als Beitrittsdatum
• Standard-Gewässerzugänge nach Mitgliedsstatus

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Mitgliedsstatus¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Mitgliedsstatus

Zweck¶

Definition und Verwaltung der verschiedenen Mitgliedsarten im Verein.

Typische Status-Arten¶

• Vollmitglied: Normale erwachsene Mitglieder
• Jugendmitglied: Mitglieder unter 18 Jahren
• Ehrenmitglied: Besondere Verdienste
• Gastmitglied: Temporäre Mitgliedschaft

Status anlegen/bearbeiten¶

Wichtige Felder: - Status Name: Bezeichnung (z.B. "Vollmitglied") - Beschreibung: Erläuterung zum Status - Standardzugängliche Gewässer: Welche Gewässer dürfen Mitglieder dieses Status nutzen

Beispiel¶

Sie entfernen "Teich Nord" aus den Zugängen für "Jugendmitglied": → Alle Jugendmitglieder verlieren sofort den Zugang zu diesem Gewässer

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Ausstehende Saisonkündigungen¶

Navigation¶

Menüpunkt: Mitglieder → Ausstehende Saisonkündigungen

Zweck¶

Verwaltung von Kündigungen, die erst zum Saisonende wirksam werden.

Hintergrund¶

Mitglieder können normalerweise nur zum Ende der Angelsaison austreten (meist 31. Oktober). Kündigungen während der Saison werden hier gesammelt und zum richtigen Zeitpunkt verarbeitet.

Neue Kündigung erfassen¶

1. Klicken Sie auf "Ausstehende Saisonkündigung hinzufügen"
2. Füllen Sie aus:
3. Mitglied: Wer kündigt
4. Kündigungsdatum: Wann kam die Kündigung
5. Kündigungsgrund: Art der Kündigung
6. Notizen: Optional für interne Vermerke

Kündigungen verarbeiten¶

Einzelne Kündigung¶

1. Klicken Sie auf die Kündigung in der Liste
2. Prüfen Sie die Details
3. Klicken Sie auf "Kündigung verarbeiten"

Alle fälligen Kündigungen¶

1. Wählen Sie "Alle fälligen Kündigungen verarbeiten"
2. Optionen:
3. Dry Run: Zeigt nur, was passieren würde (empfohlen!)
4. Force: Verarbeitet auch überfällige Kündigungen

Was passiert bei der Verarbeitung¶

Je nach Kündigungsgrund:

Kündigungsgrund	Automatische Aktionen
Kündigung	Soft Delete, User deaktiviert
Ausschluss	Soft Delete, User deaktiviert
Verstorben	Spezialbehandlung, Daten bleiben erhalten
Datenschutz-Löschung	Vollständige Anonymisierung

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Hintergrundprozesse¶

Folgende Prozesse laufen im Hintergrund und sind nicht sofort sichtbar:

E-Mail-Versand¶

• Wann: Bei allen E-Mail-Aktionen
• Erkennbar an: Meldung "Emails are being sent asynchronously"
• Dauer: Abhängig von Anzahl der Empfänger

QR-Code-Generierung¶

• Wann: Bei mehr als 10 Mitgliedern oder "Alle Mitglieder"
• Erkennbar an: Verweis auf "Generierte Dateien"
• Ergebnis: PDF-Datei wird bereitgestellt

Profilbild-Bereinigung¶

• Wann: Manuell über "Trigger cleanup of orphaned profile images"
• Was: Löscht nicht mehr verwendete Profilbilder vom Server
• Hinweis: Nur ausführen, wenn Speicherplatz knapp wird

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Arbeitsabläufe¶

Neues Mitglied komplett anlegen¶

1. Option A - Schnell:
2. Mitglieder → Schnell-Erstellung
3. Grunddaten eingeben

4. Später in Verwaltung vervollständigen

5. Option B - Vollständig:

6. Mitglieder → Verwaltung → "Mitglied hinzufügen"
7. Alle Daten eingeben
8. Gewässerzugänge prüfen/anpassen

Mitglied korrekt austreten lassen¶

1. Während der Saison:
2. Ausstehende Saisonkündigungen → Hinzufügen
3. Kündigung erfassen

4. Zum Saisonende verarbeiten

5. Sofortiger Austritt (Ausnahmefälle):

6. Mitglied bearbeiten
7. Austrittsdatum und -grund setzen
8. Speichern

Rundmail an bestimmte Gruppe¶

1. Email-Versand öffnen
2. Filter setzen (z.B. nur aktive Mitglieder)
3. Alle auswählen oder einzeln markieren
4. E-Mail-Aktion ausführen
5. Template wählen und absenden

Jahresstatistik erstellen¶

1. Verwaltung öffnen
2. Gewünschte Mitglieder filtern/auswählen
3. "Altersverteilung als CSV exportieren"
4. Datei öffnet sich automatisch

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Wichtige Hinweise¶