E-Mail-Manager Handbuch¶

Überblick¶

Das E-Mail-Manager Modul ermöglicht die Verwaltung von E-Mail-Vorlagen für den automatischen Versand an Vereinsmitglieder. Alle E-Mails werden im Hintergrund versendet, um die Benutzeroberfläche nicht zu blockieren.

Navigation¶

Zur Verwaltung der E-Mail-Vorlagen navigieren Sie zu: Administration → E-Mail-Manager → E-Mail-Vorlagen

Funktionen und Aktionen¶

E-Mail-Vorlagen verwalten¶

Neue E-Mail-Vorlage erstellen¶

1. Klicken Sie auf "E-Mail-Vorlage hinzufügen"
2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
3. Vorlagenname: Eindeutiger Name zur Identifikation der Vorlage
4. Betreff: E-Mail-Betreffzeile

Inhalte definieren¶

Textkörper (nur Text) - Reine Textversion der E-Mail - Wird als Fallback verwendet, falls HTML nicht unterstützt wird

HTML-Inhalt - Rich-Text-Editor für formatierte E-Mails - Unterstützt alle gängigen HTML-Formatierungen - Bilder und Links können eingebettet werden

Erweiterte E-Mail-Einstellungen¶

Absender-E-Mail - Optional: Überschreibt die Standard-Absenderadresse (app@petri-heil.online) - Leer lassen für Verwendung der Standardeinstellung

CC-E-Mails - Kommaseparierte Liste von E-Mail-Adressen für Kopien - Beispiel: info@verein.de, vorstand@verein.de

BCC-E-Mails - Kommaseparierte Liste für Blindkopien - Empfänger sehen diese Adressen nicht

Antwort-an-E-Mail - E-Mail-Adresse für Antworten - Standard ist die Absender-E-Mail

E-Mail-Vorlagen bearbeiten¶

1. Klicken Sie in der Übersichtsliste auf den Vorlagennamen
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
3. Klicken Sie auf "Sichern"

E-Mail-Vorlagen löschen¶

E-Mail-Vorlagen können auf zwei Arten gelöst werden:

Aus der Liste: 1. Markieren Sie die gewünschte(n) Vorlage(n) in der Checkbox 2. Wählen Sie "Ausgewählte E-Mail-Vorlagen löschen" aus dem Aktionsmenü 3. Bestätigen Sie den Löschvorgang

Aus der Detail-Ansicht: 1. Öffnen Sie die Vorlage durch Klick auf den Namen 2. Klicken Sie auf "Löschen" 3. Bestätigen Sie den Löschvorgang

Suchfunktion¶

Verwenden Sie das Suchfeld oberhalb der Liste, um Vorlagen zu finden: - Suche nach Vorlagenname - Suche nach Betreff

Hintergrundprozesse¶

Automatischer E-Mail-Versand¶

Wenn E-Mails über das System versendet werden, geschieht dies asynchron im Hintergrund:

1. Template-Verarbeitung: Die Vorlage wird mit Mitgliederdaten personalisiert
2. E-Mail-Generierung: Text- und HTML-Version werden erstellt
3. Versand: E-Mail wird über den konfigurierten Mail-Server versendet

Personalisierung¶

E-Mail-Vorlagen können Platzhalter für Mitgliederdaten enthalten. Diese werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt:

• Mitgliedername
• E-Mail-Adresse
• Weitere Mitgliederdaten je nach Verfügbarkeit

Fehlerbehebung¶

E-Mails kommen nicht an¶

1. Prüfen Sie die Absender-E-Mail: Muss eine gültige Domain verwenden
2. Überprüfen Sie Spam-Ordner: E-Mails können gefiltert werden
3. Kontaktieren Sie den Administrator: Bei anhaltenden Problemen

Formatierung wird nicht korrekt angezeigt¶

1. Verwenden Sie den HTML-Editor: Für komplexe Formatierungen
2. Testen Sie mit verschiedenen E-Mail-Clients: Kompatibilität kann variieren
3. Halten Sie HTML einfach: Komplexe Layouts können problematisch sein

Best Practices¶

Vorlagen-Benennung¶

• Verwenden Sie eindeutige, beschreibende Namen
• Beispiel: Willkommens-Email-Neumitglieder, Jahresbeitrag-Erinnerung

Inhalte¶

• Halten Sie Betreffzeilen kurz und aussagekräftig
• Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache
• Testen Sie Vorlagen vor dem produktiven Einsatz

E-Mail-Adressen¶

• Verwenden Sie nur verifizierte Absender-E-Mails
• Setzen Sie Reply-To auf eine monitored E-Mail-Adresse
• Verwenden Sie BCC sparsam, um Spam-Filter zu vermeiden