Modul: Rechnungswesen¶

Zweck des Moduls¶

Das Rechnungswesen-Modul verwaltet die vollständige Rechnungsabwicklung für den Fischereiverein. Es ermöglicht Kundenverwaltung, Rechnungserstellung mit automatischen Berechnungen, XRechnung-Export für öffentliche Auftraggeber und E-Mail-Versand mit PDF-Anhängen.

Navigation im Admin-Bereich¶

Das Rechnungswesen finden Sie im Admin-Menü unter "BILLING" mit vier Hauptbereichen:

• Maßeinheiten - Verwaltung der Rechnungseinheiten
• Kunden - Kundenstammdaten und XRechnung-Konfiguration
• Rechnungen - Rechnungserstellung und -verwaltung
• Rechnungspositionen - Einzelpositionen (meist über Rechnungsformular)

Bereiche im Detail¶

Maßeinheiten (Admin > Billing > Maßeinheiten)¶

Zweck: Definition der Einheiten für Rechnungspositionen

Hauptfelder: - Code: Technische Abkürzung (stck, std, kg, etc.) - Bezeichnung: Vollständiger Name der Einheit - Beschreibung: Optional für weitere Details - Aktiv: Steuerung der Verfügbarkeit

Vordefinierte Standard-Einheiten:

stck  = Stück           std   = Stunde
kg    = Kilogramm       tag   = Tag  
jahr  = Jahr            monat = Monat

Kunden (Admin > Billing > Kunden)¶

Zweck: Verwaltung aller Rechnungsempfänger mit XRechnung-Unterstützung

Automatische Funktionen: - Kundennummer-Generierung: K00001, K00002, K00003... - Verknüpfung zu Mitgliedern: Optional verknüpfbar mit Vereinsmitglied - XRechnung-Erkennung: Automatische Prüfung der E-Rechnungspflicht

Wichtige Felder: - Kundentyp: Privatperson oder Unternehmen - Grunddaten: Name, Firma, Adresse, Kontakt - Steuer: Steuernummer, USt-IdNr (für Unternehmen) - XRechnung: Leitweg-ID, Öffentlicher Auftraggeber-Status

Rechnungen (Admin > Billing > Rechnungen)¶

Zweck: Rechnungserstellung mit automatischen Berechnungen und Versand

Status-Workflow: 1. Entwurf → Bearbeitung möglich 2. Versendet → E-Mail versandt, PDF generiert
3. Bezahlt → Zahlungseingang verbucht 4. Überfällig → Automatisch bei Fristüberschreitung 5. Storniert → Manuell stornierte Rechnungen

Automatische Funktionen im Hintergrund: - Rechnungsnummer: R-2025-001, R-2025-002... (Jahr-basiert) - Fälligkeitsdatum: Automatisch basierend auf Zahlungsfristen-Konfiguration - Überfälligkeits-Prüfung: Tägliche automatische Status-Aktualisierung - Gesamtsummen: Live-Berechnung bei Änderung von Positionen

Zeilen-Aktionen (über Aktions-Buttons in der Liste): - PDF exportieren: Öffnet Rechnung als PDF in neuem Tab - XRechnung exportieren: Download als XML-Datei (nur bei XRechnung-pflichtigen Kunden) - Versenden: Setzt Status auf "Versendet" + löst E-Mail-Versand aus - Als bezahlt markieren: Setzt Zahlungsdatum und Status auf "Bezahlt"

Detail-Aktionen (innerhalb der Rechnungsbearbeitung): - Identische Funktionen wie Zeilen-Aktionen - Besonderheit: Versenden und Bezahlt-Markieren nur bei passenden Status verfügbar

Rechnungspositionen (Admin > Billing > Rechnungspositionen)¶

Zweck: Einzelne Positionen innerhalb von Rechnungen

Dynamische Feldanzeige: Je nach System-Konfiguration (Brutto/Netto-Anzeige):

Bei Netto-Konfiguration: - Eingabe: Netto-Einzelpreis, Steuersatz - Berechnet: Brutto-Preise, Steuerbeträge

Bei Brutto-Konfiguration: - Eingabe: Brutto-Einzelpreis, Steuersatz - Berechnet: Netto-Preise (automatische Rückrechnung)

Automatische Berechnungen: - Positionsnummer: Automatisch fortlaufend (1, 2, 3...) - Gesamtbeträge: Menge × Einzelpreis - Rabatt - Steuerbeträge: Nach deutschem Standard (19%, 7%, 0%) - Rechnungssummen: Aktualisierung bei jeder Positions-Änderung

Was passiert im Hintergrund?¶

E-Mail-Versand bei Status-Änderungen¶

Bei "Versenden" (Status → Versendet): 1. E-Mail-Generierung: Automatischer Versand an Kunden-E-Mail-Adresse 2. PDF-Anhang: Rechnung wird als PDF generiert und angehängt 3. E-Mail-Inhalt: Personalisierte Nachricht mit Bankdaten und Fälligkeitsdatum 4. Status-Update: Rechnung wird als "Versendet" markiert

Bei "Als bezahlt markieren" (Status → Bezahlt): 1. Zahlungsbestätigung: E-Mail mit Zahlungseingangs-Bestätigung 2. Tageskarten-Prüfung: Falls Rechnung eine Tageskarte enthält → PDF-Anhang der Tageskarte 3. Zahlungsdatum: Automatisch auf heute gesetzt (manuell änderbar)

XRechnung-Automatik¶

Automatische Erkennung: - Prüfung: Bei jedem Speichern der Rechnung - Kriterien: Kunde = Öffentlicher Auftraggeber UND Netto-Betrag ≥ 1.000€ - Anzeige: Farbkodierte Kennzeichnung in der Rechnungsliste

XRechnung-Status-Anzeigen: - Rot (XRechnung erforderlich): Öffentlicher Kunde, ≥1.000€ netto - Blau (Öffentlich < 1.000€): Öffentlicher Kunde, <1.000€ netto
- Grau (Nicht erforderlich): Privatkunde oder Unternehmen

Preis-Berechnungslogik¶

Dynamische Feld-Anzeige: Das System passt die Eingabefelder je nach Konfiguration an:

• Netto-Modus: Eingabe in Netto → Berechnung zu Brutto
• Brutto-Modus: Eingabe in Brutto → Rückrechnung zu Netto (für interne Speicherung)

Besondere Funktionen¶

XRechnung für Baden-Württemberg¶

• Leitweg-ID-Format: 08-A1083-05 (Baden-Württemberg Standard)
• Validierung: Automatische Prüfung aller Pflichtfelder vor Export
• XML-Standard: Konforme XRechnung 2.3 Generierung
• Portal-Integration: Vorbereitet für service-bw.de Upload

PDF-Rechnungen¶

• Professionelles Layout: Mit Vereinslogo und Corporate Design
• Bankdaten-Integration: Automatisch aus System-Konfiguration
• Kopf-/Fußtexte: Individuell pro Rechnung anpassbar
• Steuer-Ausweis: Korrekter Mehrwertsteuer-Ausweis nach deutschem Recht

Admin-Checkliste¶

Neue Kunden anlegen¶

• [ ] Grunddaten: Name, Adresse, E-Mail vollständig?
• [ ] Kundentyp: Richtig gewählt (Privat/Unternehmen)?
• [ ] Bei Unternehmen: Steuernummer/USt-IdNr eingegeben?
• [ ] Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID korrekt (Format prüfen)?
• [ ] Status: Als "Aktiv" markiert?

Rechnungen erstellen¶

• [ ] Kunde: Richtig ausgewählt?
• [ ] Positionen: Mengen, Preise, Einheiten korrekt?
• [ ] Steuersätze: Richtig gewählt (19%, 7%, 0%)?
• [ ] XRechnung: Bei öffentlichen Kunden ≥1.000€ → alle Pflichtfelder?
• [ ] Texte: Kopf-/Fußtext falls gewünscht?

Vor Rechnungsversand¶

• [ ] PDF-Vorschau: Rechnung optisch korrekt?
• [ ] Kundendaten: E-Mail-Adresse vorhanden und gültig?
• [ ] XRechnung: Bei Pflicht → XML-Export erfolgreich?
• [ ] Bankdaten: In System-Konfiguration hinterlegt?

Bei Zahlungseingang¶

• [ ] Zahlungsdatum: Korrekt eingegeben?
• [ ] Betrag: Stimmt mit Rechnungsbetrag überein?
• [ ] Tageskarten: Falls vorhanden → werden automatisch per E-Mail verschickt

Problembehandlung¶

E-Mail-Versand schlägt fehl¶

1. Kunden-E-Mail: Ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt?
2. System-E-Mail: E-Mail-Konfiguration im System prüfen
3. PDF-Generierung: Schlägt PDF-Erstellung fehl? → Rechnung einzeln testen

XRechnung-Export funktioniert nicht¶

1. Leitweg-ID: Format korrekt? (z.B. 08-A1083-05)
2. Pflichtfelder: Alle XRechnung-relevanten Felder ausgefüllt?
3. Kunde: Als "Öffentlicher Auftraggeber" markiert?
4. Betrag: Netto-Summe wirklich ≥ 1.000€?

Preise werden falsch berechnet¶

1. System-Konfiguration: Brutto/Netto-Modus richtig eingestellt?
2. Steuersätze: Standard-Steuersatz in Konfiguration korrekt?
3. Rundung: Bei sehr kleinen Beträgen Rundungsfehler möglich

Änderungsverlauf¶