Toolbox - Administrator-Handbuch¶

Das Toolbox-Modul stellt verschiedene administrative Werkzeuge zur Verfügung, die bei der Verwaltung des Systems helfen.

Module¶

E-Mail-Automatisierung¶

Die E-Mail-Automatisierung ermöglicht es, automatische E-Mails zu konfigurieren, die basierend auf verschiedenen Triggern (Geburtstage, Arbeitseinsätze, etc.) versendet werden.

Navigation¶

Menüpunkt: Django-Administration → E-Mail-Automatisierung

In diesem Bereich finden Sie zwei miteinander verbundene Tabs: - Vorlagen - E-Mail-Vorlagen erstellen und verwalten - Zeitpläne - Automatischen Versand konfigurieren

E-Mail-Vorlagen¶

E-Mail-Vorlagen sind die Grundlage für personalisierte E-Mails an Mitglieder.

Zugriff¶

Tab: E-Mail-Automatisierung → Vorlagen

Vorlagen-Typen¶

Jede Vorlage hat einen Vorlagen-Typ, der den Verwendungszweck festlegt:

E-Mail-Vorlage erstellen¶

1. Klicken Sie auf E-Mail-Vorlage hinzufügen
2. Wählen Sie den Vorlagen-Typ (siehe oben)
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein
4. Formulieren Sie den Betreff der E-Mail
5. Erstellen Sie den Inhalt (Textversion) der E-Mail
6. Optional: Erstellen Sie eine HTML-Version mit dem Rich-Text-Editor

Platzhalter¶

Mitglieder-Platzhalter (alle Vorlagen-Typen)¶

Event-Platzhalter (nur Arbeitseinsatz-Benachrichtigungen)¶

Beispiel für Geburtstags-E-Mail:

Betreff: Herzlichen Glückwunsch, {first_name}!

Liebe(r) {first_name} {last_name},

der Fischereiverein wünscht Dir alles Gute zum Geburtstag!

Mit freundlichen Grüssen
Dein Fischereiverein

Beispiel für Arbeitseinsatz-Erinnerung:

Betreff: Erinnerung: {event_title} am {event_date}

Liebe(r) {first_name},

wir möchten Dich an den Arbeitseinsatz "{event_title}" erinnern.

Datum: {event_date}
Zeit: {event_time} - {event_end_time}
Ort: {event_location}

{event_description}

Mit freundlichen Grüssen
Dein Fischereiverein

Empfänger-Filter konfigurieren¶

Die Filter bestimmen, welche Mitglieder die E-Mail erhalten sollen:

Nur aktive Mitglieder Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails nur an aktive Mitglieder zu senden.

Mitgliedsstatus filtern Wählen Sie spezifische Mitgliedsstatus aus, um nur Mitglieder mit diesen Status zu erreichen.

Gruppenzugehörigkeit filtern Wählen Sie Benutzergruppen aus, um nur Mitglieder zu erreichen, die diesen Gruppen angehören.

Verwaltung¶

E-Mail-Vorlage bearbeiten¶

1. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste
2. Klicken Sie auf den Vorlagen-Namen
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
4. Klicken Sie auf Sichern

E-Mail-Vorlage löschen¶

1. Markieren Sie die zu löschende(n) Vorlage(n) in der Liste
2. Wählen Sie aus dem Dropdown Ausgewählte E-Mail-Vorlagen löschen
3. Klicken Sie auf Ausführen
4. Bestätigen Sie die Löschung

Geplante E-Mails (Zeitpläne)¶

Zeitpläne definieren, wann und an wen E-Mails automatisch versendet werden.

Zugriff¶

Tab: E-Mail-Automatisierung → Zeitpläne

Trigger-Typen¶

Der Trigger-Typ bestimmt, wann und an wen die E-Mails gesendet werden:

Zeitplan erstellen¶

Grundkonfiguration (alle Trigger-Typen)¶

1. Klicken Sie auf Geplante E-Mail hinzufügen
2. Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Geburtstagswünsche", "Arbeitseinsatz-Erinnerung")
3. Wählen Sie den Trigger-Typ
4. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage (nur passende Vorlagen werden angezeigt)
5. Stellen Sie die Versandzeit ein (z.B. 08:00)
6. Aktivieren Sie Aktiv, um den automatischen Versand zu starten

Zusätzliche Einstellungen für Arbeitseinsatz-Benachrichtigungen¶

Wenn Sie "Arbeitseinsatz-Benachrichtigung" als Trigger-Typ wählen, erscheinen zusätzliche Felder:

Zeitoffset konfigurieren:

Beispiel: "1 Tag, 0 Stunden, 0 Minuten, vorher" → E-Mail wird 24 Stunden vor dem Arbeitseinsatz versendet.

Empfänger-Filter:

Status-Anzeige¶

In der Listenansicht sehen Sie den Status jedes Zeitplans:

Tracking-Informationen¶

Für jeden Zeitplan werden automatisch erfasst:

• Letzter Versand: Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Versands
• Anzahl letzter Versand: Wie viele E-Mails beim letzten Mal gesendet wurden
• Letztes Versanddatum: Zur Vermeidung von Doppelversand am selben Tag

Verwaltung¶

Zeitplan bearbeiten¶

1. Klicken Sie auf den Zeitplan-Namen in der Liste
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
3. Klicken Sie auf Sichern

Zeitplan pausieren¶

1. Öffnen Sie den Zeitplan
2. Deaktivieren Sie Aktiv
3. Klicken Sie auf Sichern

Zeitplan löschen¶

1. Markieren Sie die zu löschenden Zeitpläne
2. Wählen Sie Ausgewählte Geplante E-Mails löschen
3. Klicken Sie auf Ausführen

Best Practices für E-Mail-Automatisierung¶

Geburtstagswünsche einrichten¶

1. Vorlage erstellen:
2. Vorlagen-Typ: Geburtstags-E-Mail
3. Betreff: "Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag, {first_name}!"

4. Filter: Nur aktive Mitglieder (empfohlen)

5. Zeitplan erstellen:

6. Trigger-Typ: Geburtstag heute
7. Versandzeit: 08:00 (morgens)
8. Vorlage auswählen
9. Aktivieren

Arbeitseinsatz-Erinnerungen einrichten¶

1. Vorlage erstellen:
2. Vorlagen-Typ: Arbeitseinsatz-Benachrichtigung
3. Betreff: "Erinnerung: {event_title} am {event_date}"

4. Event-Platzhalter verwenden

5. Zeitplan erstellen:

6. Trigger-Typ: Arbeitseinsatz-Benachrichtigung
7. Zeitoffset: z.B. 1 Tag vorher
8. Nur registrierte Teilnehmer: Ja (empfohlen)
9. Aktivieren

Dokumente¶

Das Dokumentenmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung von Dateien verschiedener Formate.

Zugriff¶

Menüpunkt: Django-Administration → Toolbox → Dokumente

Unterstützte Dateiformate¶

Bilder: JPG, JPEG, PNG, GIF Dokumente: PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX Text: TXT, MD, CSV

Funktionen¶

Dokument hochladen¶

1. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen
2. Geben Sie einen Titel für das Dokument ein
3. Wählen Sie die Datei über den Browse-Button aus
4. Klicken Sie auf Sichern

Dokument anzeigen¶

• In der Dokumentenliste werden Titel, Dateityp, Dateigröße und Upload-Datum angezeigt
• Die Dateigröße wird automatisch in einem lesbaren Format angezeigt (B, KB, MB, GB)

Verwaltung¶

Dokument bearbeiten¶

1. Klicken Sie auf den Dokumententitel in der Liste
2. Ändern Sie den Titel nach Bedarf
3. Optional: Ersetzen Sie die Datei durch eine neue
4. Klicken Sie auf Sichern

Dokument löschen¶

1. Markieren Sie das/die zu löschende(n) Dokument(e)
2. Wählen Sie Ausgewählte Dokumente löschen aus dem Dropdown
3. Klicken Sie auf Ausführen
4. Bestätigen Sie die Löschung

App-Versionen¶

Die App-Versionsverwaltung ist ein systemweites Tool zur Verwaltung von App-Updates.

Zugriff¶

Menüpunkt: Django-Administration → Toolbox → App-Versionen

Funktionen¶

App-Version anlegen¶

1. Klicken Sie auf App-Version hinzufügen
2. Wählen Sie die Plattform (iOS, Android, Web oder Alle Plattformen)
3. Geben Sie die Version ein (z.B. 1.2.3)
4. Optional: Setzen Sie eine Mindestversion für zwingend notwendige Updates
5. Optional: Geben Sie Release Notes ein
6. Optional: Aktivieren Sie Erzwungenes Update, wenn Benutzer nicht ohne Update fortfahren können
7. Klicken Sie auf Sichern

Konfigurationsoptionen¶

Plattform - iOS: Nur für iOS-Apps - Android: Nur für Android-Apps - Web: Nur für Web-Anwendungen - Alle Plattformen: Gilt für alle App-Versionen

Mindestversion Definiert die niedrigste akzeptable App-Version. Benutzer mit älteren Versionen erhalten eine Update-Aufforderung.

Erzwungenes Update Verhindert, dass Benutzer die App ohne Update verwenden können.

Verwaltung¶

Version bearbeiten¶

1. Klicken Sie auf die gewünschte Version in der Liste
2. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor
3. Klicken Sie auf Sichern

Version löschen¶

1. Markieren Sie die zu löschende(n) Version(en)
2. Wählen Sie Ausgewählte App-Versionen löschen
3. Klicken Sie auf Ausführen
4. Bestätigen Sie die Löschung

Allgemeine Hinweise¶

Suche¶

Alle Module bieten eine Suchfunktion über das Suchfeld am oberen Rand der Listen.

Filter¶

Verwenden Sie die Filter am rechten Rand, um die Anzeige nach verschiedenen Kriterien einzuschränken.

Bulk-Aktionen¶

Viele Aktionen können auf mehrere Einträge gleichzeitig angewendet werden: 1. Markieren Sie die gewünschten Einträge mit den Checkboxen 2. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus dem Dropdown 3. Klicken Sie auf Ausführen

Tab-Navigation¶

Bei einigen Modulen (z.B. E-Mail-Automatisierung, Mitglieder) können Sie über Tabs zwischen zusammengehörigen Bereichen wechseln, ohne ins Hauptmenü zurückkehren zu müssen.