Petri Heil Online — Zahlungsmodul Handbuch für Vereine¶

Stand: 2026-05-06 (v1.2) Zielgruppe: Vereinsvorstände, Kassiere, Administratoren der angeschlossenen Vereine (Tenants)

Inhaltsverzeichnis¶

1. Überblick — Was leistet das Zahlungsmodul?
2. Anwendungsfälle im Verein
3. Vertrags- und Rollenmodell
4. Voraussetzungen für den Verein
5. Schritt-für-Schritt Onboarding
6. Servicegebühr Petri Heil Online
7. Stripe-Gebühren
8. Geldfluss und Auszahlung
9. Mitglieder-Erlebnis: Tageskarte & Jahreskarte
10. Stornierungen, Rückerstattungen, Chargebacks
11. Buchhaltung und Steuern
12. Datenschutz (DSGVO)
13. Test- vs. Live-Modus
14. FAQ
15. Glossar
16. Support

1. Überblick¶

Das Zahlungsmodul von Petri Heil Online ermöglicht Ihrem Verein, Online-Zahlungen für folgende Vorgänge zu akzeptieren:

• Tageskarten für Gastfischer (Walk-in-Tourist, Vereinsfremde)
• Tageskarten für Mitglieder (digitale Mitgliederkontingente)
• Jahreskarten / Erlaubnisscheine für Mitglieder (jährliche Erneuerung)
• (Optional) Sonderbeiträge, Veranstaltungstickets, Spenden

Technische Basis: Stripe Connect Standard. Stripe ist ein zertifizierter Zahlungsdienstleister (PSP) mit BaFin-Zulassung in Europa über die Stripe Payments Europe Ltd.

Kernprinzip¶

Geld fließt direkt von Ihrem Mitglied auf Ihr Vereinskonto. Petri Heil Online ist kein Geldhalter — wir sehen das Geld nie. Sie bleiben Vertragspartner Ihrer Mitglieder.

2. Anwendungsfälle im Verein¶

2.1 Tageskarten Gastfischer (Walk-in)¶

Ein ortsfremder Angler möchte am Vereinsgewässer fischen. Er ruft auf seinem Smartphone die Tageskarten-Seite auf, wählt das Gewässer und das Datum, bezahlt online (Karte / Apple Pay / Google Pay) und erhält die digitale Tageskarte als PDF + E-Mail. Bei Kontrolle zeigt er die Karte digital vor.

Vorteil: Keine Bargeldkasse mehr, kein Kontaktpunkt nötig, 24/7 verfügbar, automatische Ausgabe.

2.2 Tageskarten Mitglieder (Kontingent)¶

Ein Mitglied hat z. B. 30 Mitglieder-Tageskarten pro Jahr im Kontingent. Davon werden bestimmte ggf. kostenpflichtig (z. B. Gastberechtigung, zusätzliche Tage). Online-Zahlung über das Mitgliederportal.

2.3 Jahreskarten / Erlaubnisscheine¶

Das ist der Hauptanwendungsfall mit dem grössten Hebel für Vereine.

Bisher (Pull-Modell — der Verein "rennt hinterher")¶

1. Verein zieht Beiträge per SEPA-Lastschrift ein
2. Rückläufer wegen ungedeckter Konten, falscher IBAN, Widersprüchen
3. Erinnerungen, Mahnungen, manuelle Zahlungseingangsabgleiche
4. Hoher Verwaltungsaufwand für Kassier

Neu mit Petri Heil Online (Push-Modell — der Mitglied bezahlt selbst)¶

1. Verein erstellt zentral die Jahreskarten / Erlaubnisscheine für alle berechtigten Mitglieder (Massengenerierung)
2. Jedes Mitglied bekommt automatisch eine E-Mail: "Ihre Jahreskarte 2027 ist bereit. Bitte bis 31.01.2027 online bezahlen."
3. Mitglied zahlt im Mitgliederportal mit Karte / SEPA-Sofortüberweisung / Apple Pay
4. Nach erfolgreicher Zahlung wird die Jahreskarte digital freigeschaltet (PDF + Vereinsausweis-QR)
5. Automatische Erinnerungs-E-Mails 14, 7, 1 Tag vor Frist
6. Bei Nicht-Zahlung: Kassier-Dashboard zeigt offene Posten, manuelle Eskalation möglich

Vorteile: - Kein SEPA-Lastschrift-Risiko mehr (Rückläufer-Gebühren entfallen) - Mitglied trägt Verantwortung — Bringschuld statt Holschuld - Voll-automatisierter Workflow, weniger Kassier-Arbeit - Bessere Liquidität (Mitglieder zahlen oft schneller als Lastschrift-Termin) - Transparenter Status pro Mitglied

Optional: Hybrid-Modell¶

Vereine können beides parallel anbieten: - Mitglieder mit SEPA-Mandat: weiter Lastschrift (kostenlos für Verein) - Mitglieder ohne Mandat / Neumitglieder: Online-Zahlung Pflicht - "Online-Zahler" können freiwillig auf Online wechseln (Anreiz: kein Lastschrift-Rückläufer-Stress)

3. Vertrags- und Rollenmodell¶

Drei Parteien, drei Verträge:

Wichtig¶

• Der Verein hat einen eigenen Stripe-Account mit eigener KYC-Prüfung (Identitätsnachweis Vereinsvorstand, Vereinsregister-Auszug, Vereinskonto-IBAN).
• Der Verein ist rechtlicher Empfänger der Zahlung. Petri Heil Online ist nur Vermittler/Software.
• Bei Zahlungsstreitigkeiten (Chargebacks) ist der Verein direkter Verhandlungspartner mit Stripe.

4. Voraussetzungen für den Verein¶

Vor Onboarding bereitlegen¶

• [ ] Vereinsregister-Auszug (nicht älter als 3 Monate)
• [ ] Vereinssatzung (PDF)
• [ ] Steuernummer des Vereins (Finanzamt-Bescheid)
• [ ] Freistellungsbescheid (falls gemeinnützig — wichtig für Steuern)
• [ ] IBAN des Vereinskontos (Auszahlungskonto)
• [ ] Personalausweis-Kopie des/der Vorstandsvorsitzenden + ggf. Kassier
• [ ] Wohnadresse + Geburtsdatum der vertretungsberechtigten Personen (Stripe KYC)
• [ ] Vereins-E-Mail-Adresse (zentrale Adresse, nicht private)
• [ ] Vereins-Webseite (URL, falls vorhanden)
• [ ] Geschätztes monatliches Zahlungsvolumen (Stripe-Risk-Assessment)

Empfohlen¶

• [ ] Beschluss der Mitgliederversammlung oder des Vorstands über Einführung Online-Zahlung (DSGVO + Vereinsrecht-konform)
• [ ] Anpassung der Vereinssatzung / Beitragsordnung falls Beitragszahlung umgestellt wird
• [ ] Information der Mitglieder vorab (mind. 8 Wochen vor Live-Schaltung)

5. Schritt-für-Schritt Onboarding¶

Phase 1: Vorbereitung (Verein)¶

1. Verein klärt intern die unter Abschnitt 4 genannten Voraussetzungen
2. Verein akzeptiert Plattform-AGB von Petri Heil Online inkl. Servicegebühren-Vereinbarung
3. Verein wählt im Admin-Bereich „Zahlungen einrichten"

Phase 2: Stripe-Account erstellen (5–10 Minuten)¶

1. Klick auf „🚀 Stripe Connect einrichten" im Admin (Konfiguration → Tab „Stripe Connect")
2. Weiterleitung zu Stripe (connect.stripe.com)
3. Konto-Typ wählen: „Unternehmen / Verein" (nicht „Privatperson")
4. Vereinsdaten eingeben: Name, Adresse, Vereinsregister-Nummer, Steuernummer
5. Vorstandsvorsitzende(r) und ggf. weitere wirtschaftlich Berechtigte hinterlegen
6. IBAN für Auszahlungen eintragen
7. Identitätsverifikation (Foto Personalausweis hochladen, Selfie-Verifikation)
8. Stripe leitet zurück zu Petri Heil Online

Phase 3: Verifikation (1–3 Werktage)¶

1. Stripe prüft die Unterlagen (KYC-Verfahren, gesetzlich vorgeschrieben)
2. Status im Petri Heil Admin: „Ausstehend" → „Aktiv" sobald Stripe freigegeben hat
3. Bei Rückfragen meldet sich Stripe direkt per E-Mail beim Verein

Phase 4: Konfiguration im Petri Heil Online Admin¶

1. Zahlungsmethoden aktivieren: Karte (Pflicht), Apple Pay & Google Pay (automatisch mit Karte aktiv)
2. Optional: Sofort/Klarna/EPS aktivieren — muss zusätzlich im Stripe Dashboard freigeschaltet werden
3. Tageskarten-Tarife prüfen / einstellen
4. Jahreskarten-Workflow konfigurieren:
   • Frist für Online-Bezahlung (z. B. 31. Januar)
   • Erinnerungs-Intervalle (z. B. 14, 7, 1 Tag vor Frist)
   • Eskalations-Regel bei Nicht-Zahlung (E-Mail an Kassier)
5. Test-Zahlung mit Stripe-Testkarte 4242 4242 4242 4242 durchführen (im Test-Modus)

Phase 5: Live-Schaltung¶

1. Verein wechselt im Admin von Test- in Live-Modus
2. Kommunikation an Mitglieder (E-Mail, Vereinszeitschrift, Webseite)
3. Erste echte Zahlung → Erfolgskontrolle im Admin und im Vereinskonto

6. Servicegebühr Petri Heil Online¶

Petri Heil Online berechnet pro erfolgreich abgewickelter Transaktion eine Servicegebühr. Diese deckt Software-Betrieb, Support, Hosting, Updates und Weiterentwicklung.

Standard-Tarif (Stand 2026)¶

Beispielrechnung Tageskarte 15,00 €: - Servicegebühr Petri Heil = 0,30 € + (15,00 € × 0,9 %) = 0,30 € + 0,13 € = 0,43 € (Prozentanteil wird auf volle Cent abgerundet) - Stripe-Gebühr (EU-Karte) = 0,25 € + (15,00 € × 1,5 %) = 0,25 € + 0,23 € = 0,48 € - Verein erhält netto: 15,00 € − 0,43 € − 0,48 € = 14,09 € (~93,9 %)

Beispielrechnung Jahreskarte 120,00 €: - Servicegebühr Petri Heil = 0,30 € + 1,08 € = 1,38 € - Stripe-Gebühr (SEPA-Lastschrift, Cap 5,00 €) = 0,80 % × 120 € = 0,96 € - Verein erhält netto: 120,00 € − 1,38 € − 0,96 € = 117,66 € (~98,0 %)

Sondertarife¶

• Pilot-Vereine der ersten 12 Monate: kostenfrei (0 € Servicegebühr) für die Pilotphase, danach Standard-Tarif
• Großvereine (>500 Mitglieder, >25.000 € Jahresumsatz): individueller Tarif auf Anfrage
• Verbände (mehrere Vereine): Sammelvertrag möglich

Mehrwertsteuer¶

Die Servicegebühr von Petri Heil Online wird als steuerpflichtige Dienstleistung abgerechnet (19 % USt. in DE). Petri Heil Online stellt dem Verein monatlich eine Sammelrechnung über die im Vormonat abgezogenen Servicegebühren aus (mit ausgewiesener USt.). Diese Rechnung kann der Verein als Vorsteuer geltend machen, falls vorsteuerabzugsberechtigt.

Wann fällt KEINE Servicegebühr an?¶

• Bei Stornierung vor Zahlungseingang (Kunde bricht Checkout ab)
• Bei Vollstornierung mit Refund innerhalb 24 Stunden (auf Antrag, Kulanz)
• Bei fehlgeschlagener Zahlung (Karte abgelehnt etc.)

Wann fällt anteilig Gebühr an?¶

• Bei Teil-Refund: Gebühr bleibt anteilig erhalten (Stripe-Vorgabe)
• Bei Chargeback / Rücklastschrift: Servicegebühr wird zurückerstattet, Stripe-Chargeback-Gebühr (15 € pauschal) trägt der Verein

7. Stripe-Gebühren¶

Stripe rechnet seine Gebühren direkt mit Ihrem Vereins-Stripe-Account ab. Auszug der gängigen Tarife (Stand 2026, Deutschland):

Aktuelle Preise jederzeit unter: stripe.com/de/pricing

Zusatzgebühren¶

• Chargeback / Streitfall: 15,00 € pro Vorfall (auch bei späterem Erfolg im Streitfall — nicht erstattet durch Petri Heil Online)
• Rückerstattung an Kunden: kostenlos
• Auszahlung auf Vereinskonto: kostenlos in EUR (DE/SEPA)

8. Geldfluss und Auszahlung¶

Zeitlicher Ablauf einer Zahlung¶

Mitglied bezahlt 15,00 € (Karte)
        │
        ▼
Stripe wickelt ab (Sekunden)
        │
        ▼
Stripe behält Stripe-Gebühr (0,48 €)
        │
        ▼
Stripe leitet 0,43 € Servicegebühr an Petri Heil Online
        │
        ▼
Verein erhält 14,09 € auf Stripe-Konto-Saldo (binnen Sekunden sichtbar)
        │
        ▼
Stripe zahlt nach Auszahlungsplan auf Vereins-IBAN aus

Auszahlungsplan (Standard)¶

• Erste Auszahlung: 7–10 Werktage nach erster Zahlung (Stripe-Risiko-Hold für Neukonten)
• Folgeauszahlungen: täglich, mit 2 Werktagen Verzögerung (T+2)
• Anpassbar im Stripe Dashboard: täglich / wöchentlich / monatlich, oder manuell

Stripe Dashboard¶

Jeder Verein hat sein eigenes Stripe Dashboard unter dashboard.stripe.com. Dort sehen Sie:

• Saldo und Auszahlungen
• Einzelne Transaktionen mit Details
• Streitfälle und Chargebacks
• Steuer-Reports zum Download
• Eingestellte Auszahlungsfrequenz

Login: mit der bei der Anmeldung verwendeten E-Mail-Adresse + Passwort + 2FA.

9. Mitglieder-Erlebnis¶

9.1 Tageskarte (Gastfischer)¶

1. Gast scannt QR-Code am Gewässer oder besucht Vereinswebseite
2. Wählt Gewässer und Datum
3. Klickt „Tageskarte kaufen"
4. Stripe Checkout öffnet sich (mobil-optimiert, deutschsprachig)
5. Bezahlt mit Karte / Apple Pay / Google Pay
6. Erhält PDF-Tageskarte per E-Mail + im Browser
7. Kontrolleur scannt QR auf Karte → Validierung in Sekunden

9.2 Jahreskarte / Erlaubnisschein (Mitglied)¶

Verein-Seite (Kassier / Vorstand)¶

1. Im Admin: „Jahreskarten generieren 2027"
2. Auswahl: alle aktiven Mitglieder / spezifische Gruppen
3. Tarif-Zuordnung (Erwachsen / Jugend / Senioren / Familie)
4. Klick „Jahreskarten erstellen und versenden"
5. System legt Datensätze an, generiert Zahlungslinks, versendet E-Mails

Mitglieder-Seite¶

1. E-Mail erhalten: „Liebes Mitglied, Ihre Jahreskarte 2027 ist bereit. Bezahlen Sie bequem online bis 31.01.2027."
2. Klick auf Link → Mitgliederportal-Login (oder Magic-Link ohne Passwort)
3. Übersicht: ausstehende Zahlung, Betrag, Frist
4. „Jetzt bezahlen" → Stripe Checkout
5. Nach Zahlung sofortige PDF-Ausstellung Erlaubnisschein
6. Karte im Mitgliederportal abrufbar (auch nach Monaten)

Erinnerungs-Workflow (automatisch)¶

Was, wenn ein Mitglied nicht bezahlt?¶

Petri Heil Online kann nicht zwangsweise beim Mitglied einziehen. Nach Ablauf aller Erinnerungen liegt die Eskalation beim Verein:

• Persönliche Ansprache
• Mahnung gemäß Vereinsrecht
• Im Extremfall: Ausschluss aus dem Verein nach Satzung

Empfehlung: Vereinssatzung anpassen, dass Online-Zahlung bis Datum X verbindlich ist und bei Nichtzahlung die Mitgliedschaft ruht.

10. Stornierungen, Rückerstattungen, Chargebacks¶

10.1 Stornierung durch Kunden (vor Zahlung)¶

Kunde bricht Stripe Checkout ab. Keine Gebühren, keine Aktion nötig. Sitzung läuft nach 30 Minuten ab.

10.2 Rückerstattung (Refund) durch Verein¶

Verein kann jederzeit aus dem Petri Heil Admin (oder Stripe Dashboard) eine Rückerstattung auslösen.

• Voll-Refund: gesamter Betrag zurück an Kunden
• Teil-Refund: Anteil zurück an Kunden
• Bearbeitungsdauer: 5–10 Werktage bis Geld auf Kundenkonto

⚠️ Wichtig zur Servicegebühr: Die Servicegebühr Petri Heil wird beim Refund nicht automatisch erstattet. Eine Erstattung ist nur manuell im Stripe Dashboard möglich (Petri Heil Online erstattet auf formlosen Antrag innerhalb 90 Tagen bei Voll-Refund).

⚠️ Wichtig zum internen Status (State-Drift): Bei Refunds (Voll oder Teil) wird der StripePayment-Status auf refunded gesetzt, der zugrundeliegende Mitglieder-Posten (MemberCharge) bleibt aber auf paid und der Erlaubnisschein bleibt aktiv. Vorstand muss bei Bedarf manuell handeln (neuen offenen Posten anlegen oder Permit über Admin-Aktion sperren).

Hinweis: Stripe-Gebühr wird bei Refund nicht erstattet (Stripe-Vorgabe). Das ist ein operativer Verlust für den Verein. Empfehlung: Tageskarten-AGB so formulieren, dass nach Bezahlung kein Refund-Anspruch besteht (gesetzliches Widerrufsrecht ist hier oft nicht anwendbar bei wertbestimmtem Datum).

10.3 Chargeback (Rücklastschrift / Karten-Streitfall)¶

Kunde widerspricht der Abbuchung bei seiner Bank.

⚠️ Wichtig: Petri Heil Online ist bei Chargebacks nicht im Loop — das System empfängt keinen Webhook für charge.dispute.*-Events und reagiert nicht automatisch. Die Abwicklung läuft komplett zwischen Verein und Stripe.

• Stripe informiert Verein per E-Mail und im Stripe Dashboard
• Verein hat typischerweise 7–21 Tage Zeit, Beweise einzureichen (Tageskarten-PDF, Kontroll-Logs, Kommunikation) — direkt im Stripe Dashboard
• Pauschalgebühr 15,00 € wird sofort vom Stripe-Saldo abgebucht (auch bei späterem Erfolg)
• Bei Erfolg: Geld bleibt beim Verein, Pauschalgebühr nicht erstattet
• Bei Misserfolg: Geld geht an Kunden zurück, Pauschalgebühr ebenfalls verloren
• Permit/Tageskarte muss bei Misserfolg vom Verein manuell gesperrt werden — automatischer Lock-Back existiert in Petri Heil Online nicht

Empfehlung: - bei Tageskarten Kontroll-Stempel und Kontroll-Logs sauber dokumentieren — beste Beweis-Grundlage - Stripe Dashboard regelmäßig auf offene Disputes prüfen (z. B. wöchentlich)

11. Buchhaltung und Steuern¶

11.1 Vereinnahmung¶

Aus buchhalterischer Sicht vereinnahmt der Verein den Brutto-Betrag (z. B. 15,00 € Tageskarte). Stripe-Gebühr und Petri Heil Servicegebühr sind Betriebsausgaben.

11.2 Buchungssatz (Beispiel SKR-49 für gemeinnützige Vereine)¶

11.3 Stripe Reports¶

Stripe stellt im Dashboard monatliche Reports bereit (Export als CSV/Excel):

• Alle Transaktionen mit Datum, Betrag, Gebühr, Netto
• Nutzbar für DATEV-Import (mit Konvertierungs-Tool)
• Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre (HGB / AO)

11.4 Umsatzsteuer¶

• Gemeinnützige Vereine: Tageskarten und Beiträge oft umsatzsteuerfrei (Zweckbetrieb / ideeller Bereich) — Klärung mit Steuerberater pflicht
• Petri Heil Servicegebühr: 19 % USt., bei Vorsteuerabzugsberechtigung absetzbar
• Stripe-Gebühr: keine USt. (Finanzdienstleistung, USt-frei nach §4 Nr. 8 UStG)

11.5 Rechnung an Kunden¶

Bei Tageskarten unter 250 € brutto: Kleinbetragsrechnung ausreichend (PDF-Tageskarte mit Vereinsdaten, Datum, Betrag, USt.-Hinweis).

Bei Jahreskarten / Beiträgen: Vollrechnung mit fortlaufender Nummer (das übernimmt das Petri Heil Billing-Modul, optional mit XRechnung-Export für Geschäftskunden).

12. Datenschutz (DSGVO)¶

12.1 Verantwortlichkeit¶

• Verein: Verantwortlicher für Mitglieder- und Kundendaten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
• Petri Heil Online: Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — AVV liegt im Plattform-Vertrag bei
• Stripe: eigenständig Verantwortlicher für Zahlungsdaten (Karten-Daten, IBAN) — Stripe Privacy Policy direkt auf stripe.com/de/privacy

12.2 Daten an Stripe¶

Stripe erhält im Zahlungsprozess: - E-Mail des Kunden - Betrag und Beschreibung der Leistung - Karten-/IBAN-Daten (PCI-DSS-konform, nicht beim Verein gespeichert) - IP-Adresse und Browser-Daten (Fraud Prevention)

Petri Heil Online sieht keine Karten-Daten. Die Eingabe erfolgt direkt auf Stripe-Servern.

12.3 Pflichten des Vereins¶

• [ ] Datenschutzerklärung anpassen (Stripe-Klausel ergänzen)
• [ ] Vorgang ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen (Art. 30 DSGVO)
• [ ] Mitglieder-Information bei Einführung Online-Zahlung
• [ ] AVV mit Petri Heil Online ist Bestandteil des Plattform-Vertrags

Muster-Datenschutz-Klausel (zur Übernahme, ohne Rechtsberatung):

„Für die Abwicklung von Online-Zahlungen nutzt unser Verein den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. An Stripe werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung folgende Daten übermittelt: Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck, Zahlungsmittel-Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy."

13. Test- vs. Live-Modus¶

Petri Heil Online unterstützt einen Test-Modus, in dem keine echten Zahlungen erfolgen. Ideal für:

• Onboarding-Test
• Schulung des Vorstands / Kassiers
• Prüfung des Erinnerungs-Workflows
• Dummy-Jahreskarten-Generierung

Test-Karten (Stripe)¶

CVC: beliebig (z. B. 123), Datum: beliebig in Zukunft (z. B. 12/30).

Umschaltung¶

• Im Petri Heil Admin: Toggle „Test-Modus" / „Live-Modus"
• Achtung: getrennte Datenstände — Test-Zahlungen erscheinen nicht im Live-Reporting

14. FAQ¶

F: Was, wenn ein Mitglied keine Online-Zahlung will / kann? A: Hybrid-Modell: SEPA-Lastschrift weiter als Alternative anbieten. Oder Bar-Zahlung über Kassier mit manueller Erfassung im System.

F: Was passiert, wenn Stripe ein Konto sperrt? A: Sehr selten, meist bei Verdacht auf Geldwäsche / Betrug. Verein hat Anspruch auf Anhörung. Petri Heil Online unterstützt bei Klärung. Während Sperre keine Auszahlungen, aber Mitglieder können weiter zahlen — Geld bleibt im Stripe-Saldo.

F: Können wir die Servicegebühr an Mitglieder weiterreichen? A: Technisch ja (z. B. Tageskarte 15,00 € + 0,50 € Servicegebühr = 15,50 € Gesamtpreis). Rechtlich heikel bei Mitgliedsbeiträgen (Vereinssatzung beachten). Empfehlung: in Tageskarten-Tarif einkalkulieren statt separat ausweisen.

F: Müssen wir alle Mitglieder zwingen, online zu zahlen? A: Nein. Hybrid-Modell ist explizit unterstützt. Empfehlung: schrittweise einführen, Akzeptanz aufbauen.

F: Was ist mit minderjährigen Mitgliedern (Jugendkarten)? A: Zahlung erfolgt durch Erziehungsberechtigte. E-Mail an deren Adresse, Stripe-Konto auf Erwachsenen-Karte.

F: Können wir auch Spenden mit dem Modul empfangen? A: Ja, technisch möglich. Achtung: Spenden-Quittungen / Zuwendungsbestätigungen sind separat (Petri Heil Billing-Modul kann das).

F: Wie lange dauert KYC bei Stripe? A: Meist 1–3 Werktage bei vollständigen Unterlagen. Bei Rückfragen kann es länger dauern.

F: Kann der Verein zwei Stripe-Konten haben (z. B. Hauptverein + Jugendgruppe)? A: Pro Petri Heil Tenant ein Stripe-Account. Zwei getrennte Tenants möglich.

F: Was kostet das Petri Heil Online Modul ohne Zahlungen? A: Petri Heil Online ist als SaaS-Plattform separat lizenziert (siehe Plattform-Vertrag). Die Servicegebühr im Zahlungsmodul ist nutzungsabhängig.

15. Glossar¶

16. Support¶

Erste Anlaufstelle: Petri Heil Online¶

• E-Mail: zahlungen@petri-heil.online
• Werktags 9–17 Uhr Reaktionszeit < 24 Stunden
• Notfall (Live-Probleme): direkter Telefonkontakt für Vorstandsvorsitzende

Bei Stripe-spezifischen Fragen¶

• Stripe Support: über Stripe Dashboard (24/7 Chat / E-Mail)
• Stripe Hilfecenter: support.stripe.com

Eskalations-Pfad¶

1. Kassier / Verein → Petri Heil Online E-Mail-Support
2. Wenn Stripe-Zahlung-Problem → Petri Heil eskaliert zu Stripe oder Verein nutzt Stripe Direkt-Support
3. Bei Rechtsfragen → Verein konsultiert eigenen Steuerberater / Anwalt; Petri Heil Online kann Sachverhalt erläutern, aber keine Rechtsberatung leisten

Status-Seite¶

• status.petri-heil.online — Live-Status der Plattform
• Bei Wartungen: Vorab-Benachrichtigung per E-Mail an alle Tenant-Admins

17. Mitgliederkonto und Push-Modell für Jahresbeiträge¶

17.1 Was ist das Mitgliederkonto?¶

Das Mitglieder-Konto ist ein zentraler Saldo-Bereich pro Mitglied im Portal. Hier werden alle finanziellen Forderungen (sogenannte „Posten") gesammelt:

• Jahresbeitrag / Erlaubnisschein-Gebühr
• Fehlende Arbeitsstunden (Pönale)
• Sonderbeiträge, Sonderforderungen
• Gutschriften (negative Posten, z.B. Erstattungen)

Mitglieder finden ihr Konto unter: https://<verein>.petri-heil.online/portal/account/

17.2 Zwei Bezahl-Modi¶

Der Verein wählt zentral, wie Jahresbeiträge eingezogen werden. Tageskarten und Gastkarten sind nicht betroffen — dafür gibt es einen separaten Workflow.

Wechsel-Bedingungen (Konfiguration → Bezahl-Modus Mitgliedsbeiträge): - SEPA → Stripe: nur möglich, wenn Stripe Connect vollständig eingerichtet ist (stripe_account_id gesetzt, stripe_account_status='active', stripe_onboarding_completed=True, stripe_charges_enabled=True). Sonst Validierungs-Fehler beim Speichern der Konfiguration. - Stripe → SEPA: jederzeit möglich.

17.3 Wann macht der Wechsel zu Stripe Sinn?¶

Empfehlung: Hybrid in der Übergangsphase — Lastschrift für Bestand, Online für Neu-Mitglieder. Technisch ist nur eine Tenant-weite Einstellung möglich; gemischter Betrieb erfordert manuellen Workflow.

17.4 Was passiert bei Modus-Wechsel?¶

SEPA → Stripe¶

1. Tenant-Admin schaltet im Configuration-Form um
2. Existierende MemberBankInfo-Daten bleiben (für späteren Zurück-Wechsel)
3. Wichtig: einmalig update_total_cost() für alle MemberBankInfos durchlaufen lassen — das erzeugt offene Mitglieder-Posten. Über Bulk-Action im MemberBankInfo-Admin: „Beiträge neu berechnen".
4. Ab jetzt sind alle Mitglieder im Portal mit Saldo + „Bezahlen"-Button konfrontiert
5. SEPA-XML-Generator gibt im Stripe-Modus eine Fehler-Meldung aus mit Hinweis, dass der Bezahl-Modus zuerst auf SEPA-Lastschrift zurückgestellt werden muss

Stripe → SEPA¶

1. Tenant-Admin schaltet zurück
2. Offene MemberCharges bleiben bestehen (Audit-Trail)
3. SEPA-XML-Generator nimmt wieder normalen Lauf
4. Portal zeigt SEPA-Hinweis-Box: „Verein zieht ein"
5. „Bezahlen"-Buttons im Portal verschwinden

17.5 Erlaubnisschein-Aktivierungs-Logik¶

Bei Bulk-Generierung im Stripe-Modus¶

Erlaubnisscheine für aktuelle Saison erstellen läuft. Pro Mitglied:

Hat Mitglied offene Posten für diese Saison?
   ja  → Permit angelegt mit is_active=False (gesperrt)
         + Sperrgrund: „Online-Zahlung ausstehend — wird nach Begleichen aller Posten freigeschaltet."
         + PDF wird trotzdem generiert (Beleg)
   nein → Permit angelegt mit is_active=True (sofort gültig)

Auto-Aktivierung nach Bezahlung¶

Wenn Mitglied im Portal alle offenen Posten bezahlt:

1. Stripe-Webhook empfängt checkout.session.completed
2. System markiert alle bezahlten MemberCharges als paid
3. System prüft: Existiert noch ein offener Posten für diese Saison?
4. Nein → Erlaubnisschein für diese Saison wird automatisch aktiviert
5. Public Verify-Page zeigt jetzt „Gültig"
6. Kontroll-App findet die Karte als aktiv

Public-Verify-Status¶

17.6 Manuelle Posten anlegen (Vorstand)¶

Vorstand legt manuelle Posten an unter: Admin → Finanzen → Mitglieder-Posten → Hinzufügen

Typische Use-Cases: - Fehlende Arbeitsstunden: 3 Stunden × 25 €/h = 75 € - Sonderbeitrag: einmalige Vereinsumlage - Gutschrift: negative Beträge bei Erstattungen - Anpassung: Korrekturen

⚠️ Posten-Typ „Jahresbeitrag / Erlaubnisschein" NICHT manuell anlegen — wird automatisch aus den Mitglieder-Bankdaten synchronisiert.

17.7 Posten-Status und Bulk-Aktionen¶

Status-Übersicht (MemberCharge.status):

Bulk-Aktionen (im Posten-Admin):

17.8 Erinnerungs-E-Mails¶

Im Stripe-Modus läuft täglich ein Celery-Beat-Task (send_member_charge_reminders).

Stufen: - 14 Tage vor Fälligkeit — freundliche Erinnerung - 7 Tage vor Fälligkeit — Hinweis - 1 Tag vor Fälligkeit — dringend - 1, 7, 30 Tage nach Fälligkeit — Eskalation, „Erlaubnisschein bleibt gesperrt"

Doppel-Mail-Schutz: pro Tag und Stufe maximal eine Mail.

17.9 Servicegebühr-Behandlung¶

Auch für Mitglieder-Konto-Bezahlungen gilt: Servicegebühr Petri Heil Online wird vom Bruttobetrag abgezogen (Standard 0,30 € + 0,9 %). Bei Sammelzahlung mehrerer Posten: Gebühr wird auf die Gesamtsumme berechnet, nicht pro Posten.

Beispiel: Jahresbeitrag 90 € + Arbeitsstunden 75 € = 165 € Sammelzahlung - Servicegebühr Petri Heil: 0,30 € + 1,48 € = 1,78 € (Prozentanteil auf volle Cent abgerundet) - Stripe-Gebühr (EU-Karte): 0,25 € + 2,48 € = 2,73 € - Verein netto: 160,49 €

17.10 Was Mitglieder im Portal sehen¶

Unter /portal/account/:

• Saldo-Karte: rot wenn offen, grün wenn ausgeglichen
• Erlaubnisscheine: pro Saison Status-Badge (Aktiv / Gesperrt)
• Offene Posten: Liste mit Beschreibung, Betrag, Fälligkeit, Bezahlen-Button
• „Alle bezahlen" Sammel-Button (eine Stripe-Session für alle Posten)
• Bezahlte Historie: aufklappbar, letzte 20 Einträge

Änderungshistorie¶

© Petri Heil Online — Alle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die jeweils aktuellen AGB und der Plattform-Vertrag.