Termine¶

Der Bereich „Termine“ umfasst die Termine des Vereins und die Arbeitsstunden der Mitglieder. Termine werden ausgeschrieben, vorbereitet und nach dem Einsatz abgerechnet. Selbsteintragungen aus der App werden geprüft, Stunden vom Zettel nachgetragen. Am Ende eines Arbeitsjahres wird die Saison ausgewertet und abgeschlossen.

Wer den Bereich sieht: wer Arbeitszeiten ansehen darf, erreicht den Punkt „Termine“ in der Navigation. Wer nur lesen darf, sieht dieselben Seiten ohne Knöpfe. Welche Rechte die einzelnen Schritte verlangen, steht bei jedem Abschnitt.

Die Einstiegsseite¶

Rechts neben dem Titel steht das laufende Arbeitsjahr. Die Seite hat drei Abschnitte:

• Zu tun: Eintragungen, die auf Prüfung warten; vergangene Einsätze, die noch nicht abgerechnet sind; Termine ohne Datum; gegen Ende des Jahres die Auswertung der Saison. Ist nichts offen, steht dort „Nichts offen: alle Eintragungen geprüft, alle vergangenen Einsätze abgerechnet.“
• Steht an: die nächsten Termine mit Anmeldung, jeweils mit der Zahl der Angemeldeten. Ein Klick führt zu „Einsatz vorbereiten“.
• Zuletzt abgerechnet: die jüngsten abgerechneten Einsätze. Ein Klick zeigt die Abrechnung.

Im Kopf stehen, je nach Recht, diese Knöpfe: „Einrichten“, „Terminarten“, „Alle Termine“, „Saison auswerten“, „Termin ausschreiben“ und „Stunden nachtragen“.

Die Marke Dauer fehlt erscheint an jedem Termin, der ohne Dauer ausgeschrieben wurde. Ohne Dauer lässt sich der Einsatz später nicht abrechnen.

Termine¶

Einen Termin ausschreiben¶

Recht: Termine hinzufügen.

„Termin ausschreiben“ öffnet das Formular. Der Abschnitt Neu oder wie ein anderer Termin übernimmt auf Wunsch alles von einem vorhandenen Termin außer dem Datum. Gesucht wird über das Feld „Wie …“; die letzten Termine stehen als Schnellwahl darunter.

Die Felder:

• Art (Pflicht): Die Terminart legt fest, ob sich Mitglieder anmelden können und ob Stunden zählen. Wer Terminarten anlegen darf, kann über „Neue Terminart …“ direkt eine anlegen.
• Titel (Pflicht): So steht der Termin in der App und auf der Liste.
• Datum (Pflicht): Ein Datum in der Vergangenheit ist möglich; die Seite warnt nur.
• Uhrzeit, Dauer in Stunden, Ort, Beschreibung: Für die Dauer schlägt die Seite vor, wie lange die letzten Termine derselben Art meist gedauert haben.
• Anmeldung:
• „Mitglieder melden sich an“
• „Gesucht“: wie viele Leute gebraucht werden
• „Gäste dürfen mit“
• „Höchstens je Mitglied“
• „Obergrenze mit Gästen“: Danach nimmt die App keine Anmeldung mehr an. Gäste bekommen keine Stunden; sie zählen nur zur Obergrenze.
• Wer ihn sieht: in der App (je nach Art auch auf der Vereinsseite) oder „Nur intern“, also nur in der Konsole.
• Erinnerung:
• Vorlauf: 2, 12, 24 oder 48 Stunden oder 3 Tage
• Empfänger: die Angemeldeten oder alle aktiven Mitglieder
• Weg: E-Mail und Push, nur E-Mail oder nur Push
• Ein interner Termin erinnert niemanden.

Rechts zeigt eine Vorschau, wie der Termin im Kalender steht. „Ausschreiben“ speichert. Die App zeigt den Termin sofort. Benachrichtigt wird niemand; erst die eingestellte Erinnerung geht hinaus.

Einen Termin bearbeiten¶

Recht: Termine ändern.

Zum Bearbeiten führen „Bearbeiten“ in „Einsatz vorbereiten“ und die Terminliste. Gibt es Angemeldete, nennt die Seite vor dem Speichern die Folgen, zum Beispiel einen neuen Zeitpunkt oder das Verschwinden aus der App bei „Nur intern“. Ändern verschickt nichts von selbst. Haben sich Zeit oder Ort geändert, bietet die Rückmeldung „Anschreiben“ an. Eine schon verschickte Erinnerung geht nach einer Zeitänderung zum neuen Zeitpunkt noch einmal hinaus.

Ein Termin aus einem abgeschlossenen Arbeitsjahr behält sein Datum innerhalb dieses Jahres.

Einen Termin löschen¶

Recht: Termine löschen.

Unten im Formular steht „Termin löschen …“. Der Termin verschwindet aus App, Vereinsseite und Terminliste; das lässt sich nicht zurücknehmen. Die Anmeldungen gehen mit. Eine Absage geht nicht von selbst hinaus; danach bietet die Seite „Angemeldete anschreiben“ an.

Löschen ist gesperrt, solange Teilnehmer oder Gutschriften am Termin hängen. Eine falsche Teilnahme wird im Abrechnen korrigiert. Hat ein Termin stattgefunden, aber niemand kam, ist „Ohne Teilnehmer abschließen“ der richtige Weg, nicht das Löschen.

Einen eigenen Vorgang „Termin absagen“ gibt es nicht. Eine Absage geht über Löschen mit anschließendem Anschreiben oder über Bearbeiten und „Anschreiben“.

Alle Termine und das Jahr planen¶

„Alle Termine“ öffnet die Terminliste eines Arbeitsjahres. Zur Wahl stehen das Vorjahr, das laufende Jahr und das Folgejahr. Filter:

• Kommend, Vergangen oder Alle
• Art
• „Nicht abgerechnet“
• „Nur intern“
• mit oder ohne Anmeldung
• Titelsuche

Oben stehen die Termine ohne Datum; sie erscheinen in keinem Kalender. Je nach Lage führt eine Zeile zu „Datieren“, „Vorbereiten“, „Abrechnen“ oder „Bearbeiten“.

Jahr planen (Recht: Termine hinzufügen) kopiert ausgewählte Termine des Vorjahres oder des laufenden Jahres in das kommende Arbeitsjahr. Die Kopien haben kein Datum, keine Anmeldungen und keine Teilnehmer. Jede Kopie bekommt ihr Datum einzeln; vorgeschlagen wird der gleiche Wochentag wie bei der Vorlage. Bis dahin stehen die Kopien unter „Zu erledigen“. Serientermine gibt es nicht. „Planung zurücknehmen“ entfernt die eigene letzte Planung wieder, solange keine Kopie datiert ist.

Einen Einsatz vorbereiten¶

Recht: Termine ansehen oder ändern.

„Einsatz vorbereiten“ zeigt für einen kommenden Termin, wie viele angemeldet sind und ob noch Leute fehlen. Darunter steht die Liste der Angemeldeten. Wer Mitglieder ansehen darf, sieht auch Telefon und E-Mail.

• Person anmelden: für Anmeldungen per Telefon oder auf Zuruf, nach Name oder Nummer. Es gelten dieselben Regeln wie in der App, also Obergrenze und Gäste. Die Person bekommt keine Nachricht. Mit dem Symbol neben dem Namen lässt sich eine Anmeldung streichen; beides lässt sich kurz danach rückgängig machen.
• Angemeldete anschreiben: eine E-Mail an alle Angemeldeten mit Adresse, dazu ein Push für alle mit der App. Anrede und Termin setzt die Konsole dazu. Der Text richtet sich an Mitglieder und duzt deshalb.
• Erinnerung: lässt sich hier direkt ein- und ausschalten, ohne Speichern. Ist sie schon verschickt, ist der Schalter gesperrt.
• Unterschriftenliste drucken: ein PDF mit den Angemeldeten und 5, 10 oder 20 freien Zeilen für Unangemeldete. Gäste stehen nur als Zahl darauf. Die Liste liegt vor Ort aus und dient danach als Vorlage für das Abrechnen; sie selbst schreibt nichts gut.
• Kiosk öffnen: nur mit dem eigenen Recht für den Kiosk.

Einen Einsatz abrechnen¶

Recht: Termine ändern.

Abgerechnet wird ab dem Tag des Termins. Die vergangenen Einsätze stehen unter „Zu tun“ und in „Zu erledigen“. Die Seite belegt alle Angemeldeten als „da“ vor, jeweils mit der Termindauer.

• Wer nicht kam, wird abgewählt. Die Anmeldung bleibt dabei bestehen.
• Wer ohne Anmeldung kam, kommt über „Person ergänzen“ dazu.
• Abweichende Zeiten lassen sich als Stunden oder als „Von–Bis“ erfassen. Mehr als 24 Stunden und Zeiten über Mitternacht sind nicht möglich.
• Fehlt die Dauer, lässt sie sich hier mit „Dauer setzen“ nachtragen.

Der Knopf nennt das Ergebnis, zum Beispiel „12 Personen · 36 Stunden gutschreiben“. Danach sind die Stunden anerkannt, und der Einsatz verschwindet aus „Zu erledigen“. Mitglieder bekommen keine Nachricht. Ist niemand markiert, heißt der Knopf „Ohne Teilnehmer abschließen“.

Ein „Rückgängig“ gibt es nach dem Abrechnen nicht. Spätere Änderungen gehen über Korrigieren, mit einem Pflicht-Vermerk wie „Nachmeldung laut Papierliste“. Vorher- und Nachher-Stand stehen im Verlauf des Termins.

Eintragungen prüfen¶

Recht: zum Ansehen Arbeitszeiten ansehen, zum Entscheiden Arbeitszeiten ändern.

Mitglieder können freie Arbeit ohne Termin in der App eintragen. Sie zählt erst, wenn sie anerkannt ist. „Eintragungen prüfen“ zeigt die wartenden Eintragungen, die älteste zuerst, mit Tag, Zeit, Grund und gegebenenfalls Foto. Nach jeder Entscheidung öffnet sich die nächste.

• Anerkennen: Die Stunden zählen sofort. Das Mitglied bekommt keine Nachricht. Die eigene Anerkennung lässt sich 10 Minuten lang zurücknehmen.
• Ablehnen: verlangt eine Begründung. Mit dem Schalter „Zur berichtigten Neueintragung auffordern“ wird das Mitglied gebeten, die Eintragung berichtigt neu einzutragen; ausgeschaltet heißt die Nachricht, dass die Arbeit nicht angerechnet wird. Die Begründung geht per E-Mail und Push an das Mitglied; die Seite zeigt den Text vorher. Hat das Mitglied weder E-Mail noch App, steht die Begründung nur in der Konsole. Eine Ablehnung lässt sich nicht zurücknehmen.

Mehrere Eintragungen lassen sich auswählen und gemeinsam anerkennen oder mit einer gemeinsamen Begründung ablehnen. Jede Person bekommt dabei ihre eigene Nachricht.

Stunden nachtragen¶

Recht: Arbeitszeiten hinzufügen.

„Stunden nachtragen“ öffnet ein Blatt für freie Arbeit vom Zettel, aus einem Anruf oder für eine vergessene Eintragung. Felder:

• Person
• Tag der Arbeit: nicht in der Zukunft
• Stunden oder Von–Bis
• Grund: Pflicht

Nachgetragenes ist sofort anerkannt, erscheint nie in „Eintragungen prüfen“ und löst keine Nachricht aus. Das Blatt bleibt danach offen für den nächsten Zettel.

Stunden zu einem Termin werden hier nicht nachgetragen. Sie laufen über „Einsatz abrechnen“, bei einem schon abgerechneten Einsatz über „Korrigieren“.

Freie Eintragungen einer Person lassen sich später ändern oder zurückziehen. Der Weg führt über die Saison-Seite und die Marke „N freie Eintragungen“ an der Person. Zurückziehen löscht die Eintragung endgültig; das Mitglied bekommt keine Nachricht.

Saison auswerten und abschließen¶

Recht: zum Auswerten Arbeitszeiten ansehen, zum Abschließen Arbeitszeiten ändern.

„Saison auswerten“ zeigt ein Arbeitsjahr. Bis zum Abschluss ist das das abgelaufene Jahr, danach das laufende. Gibt es ein Soll, steht oben, wie viele es noch nicht erfüllt haben und wie viele Stunden zusammen fehlen. Mehrarbeit gleicht keine Fehlstunden anderer aus.

• Filter: „Unter Soll“, „Befreit“, „Ohne Stunden“, „Alle“. Ohne Soll: „Mit Stunden“, „Ohne Stunden“, „Alle“.
• Je Person: geleistet, Soll, Fehlstunden, dazu Marken für Befreiungen und wartende Eintragungen.
• Abschnitte: woher die Stunden kommen (je Termin und „ohne Termin“), Stunden je Monat und Verlauf.
• Exportieren erzeugt eine Excel-Datei. Sie enthält die Blätter „Hinweise“, „Personen“, „Matrix“ (Person × Termin), „Monate“ und „Einträge“.

Arbeitsjahr abschließen ist ab dem letzten Tag des Jahres möglich. Die Seite zeigt vorher, was noch offen ist: wartende Eintragungen und nicht abgerechnete Einsätze. Offenes verhindert den Abschluss nicht. Nach dem Abschluss:

• gelten die Zahlen als Stand des Jahres;
• gehen Änderungen an Stunden des Jahres nur noch als Korrektur mit Vermerk, beim Prüfen, Nachtragen und Korrigieren;
• bleiben die Grenzen des Arbeitsjahres gesperrt;
• ändert sich für Mitglieder nichts, und es geht keine Nachricht hinaus.

Wer abgeschlossene Arbeitsjahre löschen darf, kann den Abschluss im Verlauf mit Begründung zurücknehmen. Das Jahr ist danach wieder offen und lässt sich erneut abschließen.

Einrichtung¶

Terminarten einrichten¶

Recht: Terminarten ändern (zum Anlegen: hinzufügen).

Die Art eines Termins entscheidet über drei Dinge:

• Mitglieder können sich anmelden: gilt für Termine, die danach ausgeschrieben oder bearbeitet werden.
• Stunden zählen: Ausgeschaltet ist ein Termin dieser Art nur eine Teilnehmerliste. Die Umstellung wirkt auf alle offenen Arbeitsjahre; die Rückfrage nennt vorher, wie viele Termine und Stunden betroffen sind. Erfasste Einträge bleiben erhalten und zählen wieder, sobald der Schalter wieder eingeschaltet wird.
• Zählt fürs dynamische Soll: Die Rückfrage nennt, wie sich das Soll je Person verschiebt.

Löschen sowie Farbe, Symbol und Reihenfolge einer Art gehen noch nicht in der Konsole, nur im alten Backend. Einen Menüpunkt haben die Terminarten dort nicht mehr: die Liste öffnet sich, wenn an die Adresse, auf die der Eintrag „Altes Backend“ unten in der Leiste führt, workassignments/customeventtype/ angehängt wird. Mehr dazu unter Arbeitseinsätze im alten Backend.

Arbeitsdienst einrichten¶

Recht: Vereinskonfiguration ändern für Arbeitsjahr, Soll und App-Statistik; Sollregeln ändern für abweichendes Soll und Befreiungen. Der Teil ohne Recht steht lesend da.

Vor jeder Änderung zeigt die Seite, welche Zahlen sich in offenen Arbeitsjahren verschieben.

• Arbeitsjahr: Nur der Beginn (Tag und Monat) wird gewählt. Das Jahr endet am Tag davor, so liegt jeder Tag in genau einem Arbeitsjahr. Der 29.02. ist nicht erlaubt. Solange ein Abschluss gilt, ist der Beginn gesperrt.
• Soll: „Ohne Soll“, „Festes Soll“ (ein allgemeines Soll in Stunden je Person und Jahr) oder „Dynamisch“ (die angebotenen Stunden der zählenden Termine, geteilt durch alle, die dazugehören). Abgeschlossene Jahre behalten das Soll, das beim Abschluss galt.
• Abweichendes Soll und Befreiungen: Regeln für eine Funktion, einen Status oder eine Person. Ein Soll von 0 bedeutet befreit. Ein Grund ist bei Personen und bei jeder Befreiung Pflicht. Optional gilt eine Regel nur ab oder bis zu einem Arbeitsjahr. Diese Regeln wirken nur bei festem Soll.
• Ausschlüsse aus der alten Konfiguration: erscheint nur, solange die alte Ausschlussliste etwas enthält. „Übernehmen“ macht daraus Befreiungen mit dem Grund „bisher ausgeschlossen“.
• Statistik in der App: Mitglieder sehen ihre eigenen Stunden im Arbeitsjahr. An den Zahlen ändert der Schalter nichts.

Was in „Zu erledigen“ erscheint¶

• Eintragungen warten auf Prüfung: mit Zahl und Datum der ältesten. Führt zu „Eintragungen prüfen“.
• Einsätze nicht abgerechnet: vergangene Termine der letzten 60 Tage mit Anmeldung und Stundenzählung. Führt zum ältesten.
• Termine ohne Datum: Kopien, die noch datiert werden müssen.
• Arbeitsjahr auswerten: mit Soll ab vier Wochen vor dem Ende, ohne Soll ab dem letzten Tag. Verschwindet mit dem Abschluss.
• Ausschlüsse als Befreiungen übernehmen: solange die alte Ausschlussliste etwas enthält.