Kommunikation¶

Der Bereich „Kommunikation“ hält fest, was an Mitglieder gesendet wurde, per E-Mail und Push, und wen es erreicht hat. Von hier aus wird eine Mitteilung geschrieben und verschickt. Vorlagen, Verteiler, der Geburtstagsgruß und der E-Mail-Versand des Vereins werden ebenfalls hier eingerichtet.

Wer den Bereich sieht: wer Gesendetes ansehen oder Mitteilungen senden darf. Eines der beiden Rechte genügt. Außerdem muss für den Verein das Modul für Rundmails freigeschaltet sein; fehlt es, ist der Bereich für niemanden erreichbar. Push gibt es nur, wenn zusätzlich das Modul für Benachrichtigungen freigeschaltet ist. Ohne dieses Modul gehen Mitteilungen nur per E-Mail hinaus.

Gesendetes ansehen¶

Die Seite „Kommunikation“ listet alle von Hand gesendeten Mitteilungen, die neueste zuerst. Spalten:

• Betreff
• An: der Empfängerkreis in Worten, so wie er beim Senden galt, etwa der Name eines Verteilers, „Alle Mitglieder“ oder „N aus dem Bestand“
• Erreicht: zum Beispiel „298 von 312“, dazu gegebenenfalls die Marke „N nicht erreicht“
• Gesendet: Zeitpunkt und wer gesendet hat

Solange eine Sendung läuft, steht unter „Erreicht“ der Stand: „wartet auf den Start“, „in Arbeit“, „stehengeblieben“ oder „abgebrochen“. Stehengeblieben heißt: Die Sendung läuft noch, aber seit einigen Minuten ist keine Zustellung mehr dazugekommen. Mit „Ältere zeigen“ lädt die Liste weitere Einträge nach.

Gesendetes lässt sich nicht bearbeiten oder löschen. Die Liste hat keine Filter; gefiltert wird erst im Ergebnis einer einzelnen Sendung.

Zwei Abschnitte sind eingeklappt:

• Regelmäßige Sendungen: was von selbst hinausgeht, ohne dass jemand auf „Senden“ drückt, heute der Geburtstagsgruß.
• Vor der Umstellung: Sendungen über den alten E-Mail-Manager. Er hat nur gezählt und nicht je Person festgehalten, wer erreicht wurde.

Das Ergebnis einer Sendung¶

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Ergebnis. Oben stehen Zeitpunkt, Absender und die Kopfzahl „X von Y erreicht“. Darunter folgt je Kanal (E-Mail, Push) eine Aufschlüsselung: angenommen, abgewiesen, keine Adresse, kein Gerät, Fehler.

Die Chips „Alle“, „nicht erreicht“, „E-Mail abgewiesen“, „mit Fehler“ und „erreicht“ grenzen die Personentabelle ein. Die Tabelle hat die Spalten Person, je nach Versandweg E-Mail und/oder Push, und Grund; nicht Erreichte stehen oben. Angezeigt werden höchstens 500 Personen. Mit „Alle im Bestand öffnen“ bzw. „Diese im Bestand öffnen“ landen alle gefilterten Personen als Auswahl im Mitgliederbestand. So lassen sich etwa fehlende Adressen nachtragen. Dieser Knopf setzt voraus, dass man den Bestand nachschlagen darf.

E-Mail abgewiesen heißt: Der Mailserver hat die Adresse abgelehnt, meist weil sie nicht existiert oder nach früheren Fehlern gesperrt ist. Die Adresse gilt dann als „zuletzt abgewiesen“, bis sie im Personenblatt geändert wird oder eine spätere Mail angenommen wird. Im Personenblatt trägt die Person dann die Marke „E-Mail abgewiesen seit …“.

Eine Mitteilung senden¶

Recht: Mitteilungen senden.

„Mitteilung senden“ steht als Knopf im Kopf der Seite „Kommunikation“. Die Seite hat vier Abschnitte.

1 An wen¶

Der Empfängerkreis entsteht auf einem von drei Wegen:

• Verteiler: ein fest eingerichteter Kreis (siehe Verteiler einrichten).
• Nach Merkmalen: Bei „Verteiler“ steht dann „keiner — nach Merkmalen“. Zur Wahl stehen Status, „Fischt“ (aktiv und passiv / aktiv / passiv), Funktion und Ort. Alle gewählten Merkmale gelten zugleich. Ist nichts gewählt, geht die Mitteilung an alle Mitglieder.
• Aus dem Bestand: Im Mitgliederbestand eine Auswahl treffen oder filtern, dann den Knopf „Mitteilung“ wählen. Die Seite übernimmt die Personen; „Stattdessen Verteiler oder Merkmale wählen“ verwirft die Übernahme.

Ausgetretene, Verstorbene und Personen mit gesperrtem Zugang gehören nie zum Kreis, auch wenn sie aus dem Bestand übernommen wurden. Die Seite nennt ihre Zahl.

Mit freigeschaltetem Push gibt es außerdem die Wahl Versandweg: „Nur E-Mail“ (Vorgabe), „Nur Push“ oder „E-Mail und Push“.

Eine Zählung zeigt, wie viele Personen auf welchem Weg erreichbar sind und wie viele gar nicht, also ohne Adresse und ohne Gerät. Hinter jeder Zahl führt „ansehen“ in den Bestand. Teilen sich mehrere Personen eine Adresse, bekommt jede ihre eigene Mail.

2 Was¶

• Vorlage: eine vorhandene Vorlage wählen oder „frei schreiben“. Wurde mit der Vorlage schon gesendet, sagt die Seite, wann und an wie viele. Ein neues Senden erreicht alle noch einmal; es setzt keine abgebrochene Sendung fort.
• Betreff und Text der E-Mail: Der Editor kennt Fett, Kursiv, Unterstrichen, Aufzählung, nummerierte Liste, Trennlinie und Links.
• Push-Titel und Push-Text: ein eigener Kurztext, nicht der Anfang der Mail. Als Richtwert gelten etwa 50 Zeichen für den Titel und 180 für den Text; was länger ist, schneidet das Telefon ab.

Unter dem Editor setzt die Leiste „Einsetzen“ Platzhalter ein. Sie werden beim Versand je Person ersetzt:

Platzhalter	Wird zu
Vorname, Nachname, Vollständiger Name	Name der Person
Mitgliedsnummer	ihre Mitgliedsnummer
E-Mail-Adresse	ihre Adresse
Benutzername	ihr Anmeldename
Heutiges Datum, Aktuelles Jahr	Datum bzw. Jahr des Versands

Andere Platzhalter kennt der Versand nicht; sie bleiben leer. Im Push bleiben persönliche Platzhalter leer, weil der Push für alle gleich ist. Nur Datum und Jahr werden dort eingesetzt.

Anhänge und zeitversetztes Senden gibt es nicht.

Mit dem Recht, Vorlagen anzulegen, speichert „Als Vorlage speichern“ den Text als neue Vorlage. Eine gewählte Vorlage bleibt dabei unverändert.

3 Prüfen¶

Die Vorschau zeigt die Mail so, wie eine bestimmte Person sie bekommt. Die Person steht unter „Vorschau für“. Darüber stehen Von, Antwort an, An und Betreff. Bleibt ein Platzhalter bei dieser Person leer, etwa weil kein Vorname eingetragen ist, warnt die Seite; gesendet wird trotzdem.

Probe an mich schickt die Mail an die eigene Adresse und gegebenenfalls einen Push an die eigenen Geräte. Eingesetzt werden die Werte der Vorschauperson, der Betreff beginnt mit „Probe:“. Die Probe erscheint nicht unter Gesendetes. Ohne eigene E-Mail-Adresse ist der Knopf gesperrt.

Geht die Mail über die Plattformadresse hinaus, sagt die Seite das hier ausdrücklich, ebenso wenn Antworten den Verein nicht erreichen würden (siehe E-Mail-Versand).

4 Senden¶

Der Knopf nennt die Zahl: „An N Personen senden“. Einen zweiten Bestätigungsdialog gibt es nicht.

Gesendet wird im Hintergrund, auch bei wenigen Empfängern. Die Seite springt sofort auf das Ergebnis, das sich während des Versands füllt. Ein zweiter Klick, ein zweiter Tab oder „Zurück“ sendet nicht noch einmal; die Seite meldet dann „Diese Mitteilung ist schon gesendet.“ Scheitert der Versand, versucht das System es mehrmals. Gibt es auf, erscheint die Sendung als „abgebrochen“. Niemand bekommt dieselbe Mitteilung auf demselben Weg zweimal.

Eine feste Höchstzahl an Empfängern gibt es nicht.

Vorlagen pflegen¶

Recht: Vorlagen anlegen, ändern oder löschen. Jedes der drei Rechte öffnet die Seite. Welche Knöpfe erscheinen, hängt vom einzelnen Recht ab.

„Vorlagen pflegen“ steht unten auf der Seite „Kommunikation“ und in der Kommandoleiste. Die Liste ist durchsuchbar nach Name und Betreff. Sie zeigt je Vorlage, ob sie einen Push-Text hat und wann zuletzt mit ihr gesendet wurde.

Je Zeile gibt es diese Knöpfe:

• senden: öffnet „Mitteilung senden“ mit dieser Vorlage.
• kopieren: legt sofort „Name (Kopie)“ an.
• bearbeiten
• löschen: mit Rückfrage.

Beim Anlegen oder Bearbeiten gibt es diese Felder:

• Name der Vorlage: muss eindeutig sein. Er erscheint nur in der Konsole, nicht in der Mail. Vorgeschlagen wird das Schema JJJJMMTT_thema.
• Betreff und Text der E-Mail: Pflicht.
• Push-Titel und Push-Text: nur mit freigeschaltetem Push. Leer heißt: beim Senden schreiben.
• Kopie an und Blindkopie an: Die Kopie geht einmal je Sendung, nicht einmal je Person.

Eine geänderte oder gelöschte Vorlage ändert nichts an dem, was schon gesendet wurde. Jede Sendung behält ihren eigenen Text.

Alte Vorlagen können Tabellen, Bilder oder Farben enthalten, die der Editor nicht zeigt. Solange ihr Text unbearbeitet bleibt, gehen sie unverändert hinaus. Wird der Text bearbeitet, wird gesendet, was der Editor zeigt. Die Seite warnt in diesem Fall.

Verteiler einrichten¶

Recht: Verteiler einrichten.

Ein Verteiler ist ein fester Empfängerkreis, zum Beispiel „Ausschuss“ oder „Jugend aktiv“. Er speichert keine Namensliste, sondern Merkmale: Status, „Fischt“ (aktiv/passiv), Funktion und Ort. Wer dazugehört, wird bei jedem Senden neu ausgerechnet. Ausgetretene und Verstorbene sind nie dabei.

Zu finden ist die Seite unter Einstellungen → Kommunikation oder unten auf der Seite „Kommunikation“. Felder:

• Name
• Satz: wofür der Verteiler da ist
• Status: keiner gewählt heißt jeder Status
• Fischt
• Funktion: keine gewählt heißt mit oder ohne Funktion
• Ort: Auswahl aus den Orten im Bestand

Aufgeklappt zeigt ein Verteiler, wen er heute trifft und wie viele davon per E-Mail erreichbar sind. Dazu gibt es die Wege „Personen ansehen“ und „Mit diesem Verteiler senden“.

Ein gelöschter Verteiler nimmt nichts mit: Gesendetes nennt den Kreis weiter in Worten.

Geburtstagsgru߶

Recht: Mitteilungen senden.

Ist der Gruß eingerichtet, bekommt jedes Mitglied an seinem Geburtstag eine Mail. Hat die Vorlage einen Push-Text, kommt ein Push dazu. Ausgetretene und Verstorbene bekommen keinen Gruß, und niemand bekommt ihn zweimal am Tag. Wer am 29. Februar Geburtstag hat, bekommt den Gruß in anderen Jahren am 28. Februar.

Zu finden ist die Seite unter Einstellungen → Kommunikation. Sie hat diese Teile:

• Heute: wer heute Geburtstag hat und ob der Gruß schon hinausgegangen ist.
• Geburtstagsgruß verschicken: der Schalter. Einmal am Tag, ab der gewählten Uhrzeit (halbstündlich von 05:00 bis 21:30 Uhr, Vorgabe 08:00). Wer heute eingeschaltet wird, bekommt den Gruß noch heute.
• Standardvorlage: gilt für alle, deren Status keine eigene Vorlage hat. Bei „keine — nur die Status unten“ bekommt nur einen Gruß, wessen Status eine eigene Vorlage hat.
• Eigene Vorlage je Status: etwa ein anderer Text für die Jugend. Je Status lässt sich auch „kein Gruß“ wählen. Mit „Nur aktive Mitglieder“ bekommen passive Mitglieder dieses Status gar keinen Gruß, auch nicht die Standardvorlage.

Ist der Gruß eingeschaltet, aber keine Vorlage gesetzt, lässt sich die Seite nicht speichern. Die Grüße erscheinen unter Gesendetes im Abschnitt „Regelmäßige Sendungen“.

E-Mail-Versand¶

Recht: wer die Vereinskonfiguration ändern darf. Ein Modul ist nicht nötig.

Die Einstellung gilt für alle Mails des Vereins: Mitteilungen, Rechnungen, Tageskarten und Zugangslinks. Sie steht deshalb unter Einstellungen → Verein.

Oben fasst „Was heute gilt“ zusammen, über welchen Weg die Mails hinausgehen, mit welchem Absender und wohin Antworten gehen.

Absender und Antwortadresse¶

• Absender: Leer heißt, es gilt die Plattformadresse unter dem Namen des Vereins.
• Antwortadresse: Leer heißt, Antworten gehen an den Absender. Mehrere Adressen werden mit Komma getrennt.

Eigener Mailserver¶

Mit eingetragenem Server gehen alle Mails des Vereins über ihn hinaus. Felder:

• Server: nur der Name, ohne Port und ohne Protokoll
• Verschlüsselung: STARTTLS, SSL/TLS oder keine
• Port: leer heißt Standardport
• Benutzer
• Passwort: wird nie angezeigt. Leer lassen, um es zu behalten.

Verbindung prüfen verbindet sich mit den eingegebenen Angaben und meldet sich an, höchstens 10 Sekunden lang. Es verschickt keine Mail und speichert nichts. Eine echte Testmail gibt es über „Probe an mich“ beim Senden einer Mitteilung.

„Eigenen Server nicht mehr verwenden“ leert Server, Port, Benutzer und Passwort. Danach gehen die Mails wieder über die Plattform hinaus.

Was in „Zu erledigen“ erscheint¶

• Nicht erreicht: Eine Mitteilung hat Personen nicht erreicht. Der Eintrag führt zum Ergebnis, gefiltert auf „nicht erreicht“, und verschwindet nach sieben Tagen oder sobald alle erreichbar sind. Sichtbar für alle, die Gesendetes ansehen dürfen.
• Versand steht / Versand abgebrochen: Eine Sendung ist nicht fertig geworden; das gilt auch für den Geburtstagsgruß. Sichtbar für alle, die senden dürfen.
• Adresse zuletzt abgewiesen: Personen, deren E-Mail-Adresse zuletzt abgewiesen wurde. Der Eintrag führt in den Bestand mit genau diesen Personen; korrigiert wird im Personenblatt. Sichtbar für alle, die Mitglieder bearbeiten dürfen.
• Antwortadresse des Vereins eintragen: Antworten auf Mails des Vereins erreichen niemanden oder nur die Adresse aus der Registrierung. Der Eintrag führt zu „E-Mail-Versand“.