Austritt und Löschen¶

Wie eine Mitgliedschaft endet und wie Daten einer Person aus der Kartei verschwinden. Vier Vorgänge, die sich leicht verwechseln lassen und deshalb getrennt stehen:

Vorgang	Wann	Was bleibt	Umkehrbar
Austritt erfassen	Kündigung, Ausschluss, Todesfall	die Person mit allen Daten, als ausgetreten bzw. verstorben	nur bis zum Stichtag
Daten löschen (Anonymisieren)	auf Verlangen einer ausgetretenen Person	eine Hülle mit Mitgliedsnummer und Beitrittsdatum	nein
Fehlanlage löschen	eine Person wurde versehentlich angelegt	nichts; die Mitgliedsnummer wird wieder frei	nein
Anmeldung sperren	die Person soll sich nicht mehr anmelden	alles; die Mitgliedschaft läuft weiter	ja, „Entsperren“

Das Sperren steht unter Personenblatt › Anmeldung.

Austritt erfassen¶

Recht: Mitglieder pflegen.

Öffnen: im Personenblatt Austritt erfassen. Schneller über die Suche: „kündigung meier“ oder „austritt meier“ tippen; der Treffer öffnet das Blatt gleich bei diesem Schritt.

Grund wählen: Kündigung, Ausschluss, Verstorben oder Sonstiges.
Daten eintragen:
- bei Kündigung, Ausschluss und Sonstiges Eingegangen am (vorbelegt mit heute) und Wirksam zum (vorgeschlagen ist das Saisonende),
- bei Verstorben den Todestag, nicht den Tag der Erfassung.
Den Satz darunter lesen. Er sagt in Worten, was geschehen wird.
Austritt erfassen drücken.

Wirksam zum ist der letzte Tag der Mitgliedschaft. Bis einschließlich dieses Tages bleiben Mitgliedschaft, Anmeldung und Gewässer bestehen; die Person steht weiter in der Kontrollliste. Ausgeführt wird der Austritt in der Nacht danach. Bis dahin trägt die Person in der Liste die Marke „Austritt zum …“, und der Chip tritt aus zeigt alle, bei denen das so ist.

Mit der Wirksamkeit endet die Mitgliedschaft: die Person wird passiv, die Anmeldung gesperrt, und sie steht nicht mehr im Bestand, sondern unter Ausgetretene (Chip „Status“).

Ein Stichtag in der Vergangenheit gilt sofort

Liegt „Wirksam zum“ vor heute, ist der letzte Tag schon vorbei. Der Austritt wird dann sofort ausgeführt, und die Konsole sagt das vorher im Satz. Zurücknehmen lässt er sich dann nicht mehr.

Verstorben: die Person wird als verstorben geführt und bleibt im Bestand sichtbar, mit der Marke „verstorben“. Portal-Zugangslinks sind für sie gesperrt.

Einen Austritt zurücknehmen¶

Solange eine Kündigung noch nicht wirksam ist, lässt sie sich als Korrektur zurücknehmen:

direkt nach dem Erfassen über Rückgängig in der Meldung,
danach jederzeit bis einschließlich Stichtag im Personenblatt mit Austritt zurücknehmen.

An der Person war bis dahin nichts geändert; es bleibt nichts zu reparieren.

Ein wirksamer Austritt ist endgültig. Die Konsole bietet dafür kein Gegenstück an. Das „Wiederherstellen“ im alten Backend ist kein Gegenstück: es holt die Person nur in die Liste zurück und lässt Enddatum, Grund und die gesperrte Anmeldung stehen.

Austritte in „Zu erledigen“¶

Wer Mitglieder nachsehen darf, sieht dort, wenn Austritte demnächst wirksam werden („3 Austritte werden wirksam, der nächste zum …“). Ist ein Austritt nach seinem Stichtag nicht ausgeführt worden, steht er als überfällig da: die Person ist dann noch aktiv, obwohl sie es nicht mehr sein sollte. Der Punkt führt auf die Mitgliederliste mit der Eingrenzung „tritt aus“. Verstorbene zählen hier nicht mit.

Daten löschen (Anonymisieren)¶

Recht: Personendaten endgültig löschen.

Das Recht auf Vergessen. Es ist kein Austritt und folgt keinem: gelöscht wird nur auf ausdrückliches Verlangen der Person, und nur bei Ausgetretenen.

Auf der Mitgliederfläche den Chip Status öffnen und Ausgetretene wählen.
Die betroffenen Personen anhaken.
In der Werkzeugleiste Daten löschen. Der Knopf erscheint nur unter dieser Eingrenzung.
Die folgende Seite nennt jede betroffene Person namentlich, mit Nummer und Ort. Wer schon gelöscht ist, wird übersprungen und ist so markiert.
Lesen, dann Daten endgültig löschen bzw. Daten von … Personen endgültig löschen. Abbrechen lässt alles, wie es ist.

Was geschieht:

Name, Anschrift, E-Mail und Bild werden überschrieben, die Anmeldung wird gesperrt.
Mitgliedsnummer und Beitrittsdatum bleiben, damit die Zahlen der Vorjahre stimmen. Fänge, Arbeitsstunden und Statistiken bleiben ohne Bezug zur Person.
Rechnungen und Zahlungen bleiben unverändert stehen; sie unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

In der Liste trägt die Person danach die Marke „anonymisiert“ und lässt sich nicht mehr öffnen.

Nicht umkehrbar

Nach dem Löschen steht in der Kartei eine Hülle ohne Person. Auch ein „Wiederherstellen“ im alten Backend bringt die Daten nicht zurück — es hebt nur die Löschmarkierung auf.

Fehlanlagen löschen¶

Recht: Personendaten endgültig löschen.

Für Personen, die versehentlich angelegt wurden, etwa über eine falsche Liste. Anders als beim Anonymisieren verschwinden Person, Zugang und Verlauf ganz aus der Datenbank, und die Mitgliedsnummer wird wieder frei. Das geht auch bei Ausgetretenen.

Die Personen in der Liste anhaken.
In der Werkzeugleiste Fehlanlage löschen. Der Knopf löscht noch nichts.
Die folgende Seite zeigt jede Person namentlich, in drei Gruppen:
- Wird gelöscht — an der Person hängt nichts.
- Hängt etwas dran — etwa Tageskarten, Arbeitsstunden oder Rechnungen. Je Person steht da, was mitgeht, was ohne Bezug zur Person stehen bleibt und was mit dem Geld geschieht.
- Bleibt in jedem Fall — die Person wird auf keinem Weg gelöscht, die Marke sagt warum.
Einen der drei Wege wählen.

Weg	Was geschieht
Nur ohne Anhang löschen	löscht nur die Personen der ersten Gruppe
Mit allem löschen	löscht die ersten beiden Gruppen samt allem, was daran hängt. Was eine Person nur erwähnt, etwa ein Fang, bleibt ohne Bezug zu ihr stehen. Die Konsole fragt mit den Zahlen im Satz noch einmal nach
Anonymisieren	löscht niemanden: Name, Anschrift und E-Mail werden unkenntlich, Fänge, Arbeitsstunden und Statistiken bleiben — wie bei „Daten löschen“

Was vom System selbst angelegt wurde, etwa der Erlaubnisschein des Saisonlaufs, hält niemanden fest und geht mit.

Geld geht nie mit, hält aber niemanden fest. Hängt Geld an einer Person, sichert „Mit allem löschen“ es vorher:

jede Rechnung bleibt unverändert und geht zusätzlich als PDF ins Belegarchiv,
Forderungen bleiben als Zeile ohne Person stehen, mit einer Kopie des Namens; offene Forderungen werden storniert,
das SEPA-Mandat wird gelöscht,
Online-Zahlungen bleiben unberührt.

Die Rückfrage nennt die Zahl der Belege, Stornos und Mandate, und ihr Knopf heißt dann Mit allem löschen und Belege archivieren. Erst diese Bestätigung erlaubt das Löschen solcher Personen.

Zutritt zur Verwaltung hält fest. Wer Zutritt zur Verwaltung hat, bleibt in jedem Fall. Der Ausweg steht in der Zeile: im Personenblatt unter „Anmeldung“ den Zutritt entziehen, danach ist die Person löschbar. Den eigenen Zutritt kann nur eine andere Person entziehen. Die Rolle Superuser lässt sich in der Konsole nicht ändern, nur im alten Backend.

Nicht umkehrbar

Nach dem Löschen gibt es von diesen Personen keine Spur mehr in der Kartei.

Das Belegarchiv¶

Recht: ein eigenes Recht, das Belegarchiv einzusehen.

Hier liegen die Belege von Personen, die „mit allem“ gelöscht wurden: Rechnungen und Forderungsaufstellungen, festgeschrieben als PDF. Hinein kommt nur auf diesem Weg etwas.

Öffnen: über die Suche oben mit „belegarchiv“ oder „belege“. Es hat keinen Eintrag in der Leiste.

Suchen nach Name, Kunden-, Beleg- oder Mitgliedsnummer. Die Person selbst gibt es nicht mehr; gefunden wird über die Kopien von Name und Nummern.
Jede Zeile nennt Beleg, Name, Nummern, Betrag, Belegdatum, wann und von wem archiviert wurde, und aufzubewahren bis.
Herunterladen gibt das PDF.
Gezeigt werden höchstens die neuesten 200 Belege; die Suche grenzt ein.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird ein Beleg von selbst gelöscht.