Aufnehmen¶

Neue Personen kommen auf zwei Wegen in den Bestand: einzeln aus einem unterschriebenen Aufnahmeantrag oder als Liste, etwa beim Umzug eines Vereins mit seiner Excel-Liste. Ein dritter Weg trägt fehlende Telefonnummern bei vorhandenen Personen nach.

Alle drei stehen auf der Mitgliederfläche oben rechts hinter dem Knopf Aufnehmen:

Eintrag	Wofür	Recht
Person aufnehmen	eine Person aus einem Aufnahmeantrag	Mitglieder pflegen
Liste übernehmen	viele Personen aus einer Excel- oder CSV-Datei	Mitglieder pflegen
Liste ergänzen	fehlende Telefonnummern aus einer Liste nachtragen	Mitglieder pflegen

Die Suche oben kennt dieselben Wege unter „anlegen“, „neues Mitglied“, „import“ oder „excel“. Auf der Seite selbst wechselt der Umschalter Einzeln erfassen / Liste hochladen zwischen den ersten beiden.

Eine Aufnahme verschickt nichts von selbst. Der Zugangslink ins Portal ist immer ein eigener, bewusster Schritt danach.

Eine Person aufnehmen¶

Aufnehmen › Person aufnehmen wählen.
Die vier Abschnitte ausfüllen. Mit * markierte Felder sind Pflicht.
- Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum.
- Anschrift: Straße und Hausnummer, PLZ, Ort.
- Kontakt: E-Mail. An diese Adresse geht später der Portal-Zugangslink.
- Mitgliedschaft: Beitrittsdatum (vorbelegt mit heute), Mitgliedsnummer und Status.
Aufnehmen drücken.

Fehlt etwas, sagt es der Satz unter dem Feld, und der Cursor springt in das erste fehlende Feld.

Mitgliedsnummer. Je nach Verein auf zwei Arten:

Die Konsole vergibt sie selbst. Dann steht die nächste Nummer mit dem Vermerk „wird beim Speichern vergeben“ da.
Der Verein vergibt Nummern von Hand. Dann ist das Feld Pflicht, und daneben steht die nächste freie Nummer im üblichen Schema des Vereins mit einem Knopf „… eintragen“. Eine Nummer bleibt auch nach einem Austritt belegt.

Status. Die Status des Vereins stehen als Auswahl da, dazu „noch offen“. Der Status lässt sich auch später setzen.

Gibt es diese Person schon? Findet die Konsole eine Person mit gleichem Namen, warnt sie oben und nennt Nummer, Geburtsdatum und den Grund des Verdachts. Zwillinge und Namensvettern gibt es wirklich: ist es eine andere Person, nimmt Trotzdem aufnehmen sie dennoch auf.

Danach meldet die Konsole „… ist aufgenommen — Mitgliedsnummer …“ und zeigt den Bestand mit der Eingrenzung nie im Portal. Dort steht die neue Person, und von dort geht der Zugangslink hinaus: Person anhaken, Portal-Zugangslink, oder im Personenblatt Zum Portal einladen.

Eine Liste übernehmen¶

Für viele Personen auf einmal. Der Ablauf hat drei Schritte: Datei, Prüfen, Ergebnis. Hochladen und Prüfen legen nichts an; das tut erst der Knopf, der die Zahl nennt.

Datei¶

Aufnehmen › Liste übernehmen wählen und die Datei in das Feld ziehen oder mit Datei wählen aussuchen.

Erlaubt sind .xlsx sowie .csv mit Semikolon oder Komma. Umlaute aus Windows-Excel werden richtig gelesen.
Die Liste reicht, so wie sie ist. Die Spalten werden an ihren Überschriften erkannt: „Name“, „Geb.“, „Eintritt“, „Status“ und viele mehr.
Eine E-Mail ist nicht nötig; wer keine hat, bekommt nur keinen Portal-Zugangslink.
Vorlage herunterladen gibt eine leere Liste mit den passenden Überschriften.
Geprüft werden höchstens 500 Zeilen je Durchgang. Längere Listen laufen in mehreren Durchgängen, ohne die Datei noch einmal hochzuladen.

Ist der Bestand noch leer, steht hier zusätzlich Einzeln aufnehmen, und „Zu erledigen“ führt mit „Mitgliederbestand übernehmen“ hierher.

Prüfen¶

Die Konsole liest die Datei, ordnet die Spalten zu und gleicht jede Zeile mit dem Bestand ab. Danach steht von oben nach unten, was zu entscheiden ist. Nur die Blöcke, die zutreffen, erscheinen:

Spalten — welche Überschrift welchem Feld zugeordnet ist und welche ignoriert wird.
Neuer Status — Status aus der Liste, die es im Verein noch nicht gibt. Gleiche Wörter in anderer Schreibweise sind zusammengefasst. Je Status: anlegen oder zuordnen … zu einem vorhandenen.
Mitgliedsnummern — vergibt der Verein Nummern von Hand und fehlen welche, entweder Fortlaufend vergeben ab einer vorgeschlagenen Nummer (belegte Nummern werden übersprungen, auch die von Ausgetretenen) oder die Zeilen zurückstellen.
aktiv und passiv — steht in der Status-Spalte „aktiv“, „passiv“ oder „inaktiv“, wird daraus die Eigenschaft und kein Status. „Inaktiv“ zählt als passiv. Diese Zeilen bleiben ohne Status; er lässt sich danach nachtragen.
Zeilen, die eine Korrektur brauchen — direkt in der Zeile korrigierbar, Enter übernimmt. Was offen bleibt, wird zurückgestellt und nicht verworfen.
Telefonnummern, die nicht taugen — die Person wird trotzdem aufgenommen, nur ohne diese Nummer. Sie lässt sich hier korrigieren oder später am Personenblatt nachtragen.
Personen, die vielleicht schon da sind — gleicher Name, oft auch gleiches Geburtsdatum, im Bestand oder in derselben Liste. Je Zeile übernehmen oder überspringen; bei gleichem Geburtsdatum ist „überspringen“ vorgewählt.
Personen ohne E-Mail — sie werden aufgenommen, bekommen aber keinen Zugangslink.
Zeilen ohne Befund — eingeklappt, zum Nachsehen.

Andere Datei verwirft die Vorschau. Am Ende übernimmt … Personen übernehmen alle Zeilen, die übernommen werden können.

Ergebnis¶

Die Zusammenfassung nennt, wie viele angelegt, übersprungen und zurückgestellt wurden. Darunter stehen die nächsten Schritte, keiner davon automatisch:

Nächste … Zeilen prüfen — der nächste Durchgang derselben Datei.
Portal-Zugangslinks an … mit E-Mail schicken — jede Person bekommt eine E-Mail mit einem Link ins Portal.
Zurückgestellte Zeilen als Excel — zum Nacharbeiten und erneuten Hochladen.
Zum Bestand — gefiltert auf alle, die nie im Portal waren.

Eine Liste ergänzen¶

Für einen häufigen Fall nach dem Umzug: die Personen sind da, aber die Telefonnummern fehlen. Aufnehmen › Liste ergänzen trägt sie aus einer Liste nach.

Zwei Schritte: Datei und Prüfen. Hochladen schreibt nichts.
Ergänzt werden nur Telefon (am Personenblatt „Festnetz“) und Mobil, und nur dort, wo das Feld leer ist. Eine vorhandene Nummer bleibt, auch wenn die Liste eine andere nennt; die Vorschau zeigt den Unterschied.
Jede Zeile wird einer Person im Bestand zugeordnet. Ohne eindeutige Person wird nichts eingetragen; die Nummer lässt sich dann am Personenblatt von Hand nachtragen.
Untaugliche Nummern werden nicht eingetragen.
Der Knopf … Nummern ergänzen schreibt, danach geht es mit einer Meldung zurück zum Bestand.